Проектирование системы анализа финансовых результатов деятельности банка

журнал валютных операций и кассовые книги, на основании которых составляется кассовый журнал.

Здесь же рассчитываются налоги, налоговые справки отправляют в соответствующие органы. Клиенты могут получить выписки по счетам.

Учёт рабочей силы ведётся в БД “Кадры”. Там составляется штатное расписание и должностные инструкции, которые распределяются по подразделениям Банка.

Для учёта товароматериальных ценностей создана БД “Учёт ТМЦ”. На основе заявок на приобретение ТМЦ составляется журнал заявок, а по журналу–лимитно-заборные карты. Затем оформляются заявки, которые отправляются поставщикам. От поставщиков поступают счета-фактуры, накладные и требования. 1. 4. Анализ информационных потоков

Рассмотрим теперь структуру потоков информации Банка. Основные информационные потоки можно проследить по схеме функционального взаимодействия подразделений Банка (см. прил. 3). Более подробно они представлены в приложении 5. По типам информации их можно разделить на:

структурированные потоки, в которых можно выделить поля, имеющие тип и размерность (это платёжные документы, банковские выписки, обязательные формы отчётности);

неструктурированные потоки, в которых информационные единицы нельзя разделить на отдельные поля разного типа и размерности (это стратегические планы работы, нормативные документы, текущая переписка, информация о внешнем мире); частично структурированные, или смешанные потоки, в которых можно структурировать только часть информации, а оставшаяся часть должна храниться и обрабатываться как единое целое (это договора на обслуживание, кредитные договора, отчёты Банка о деятельности).

Таким образом, основные информационные потоки в Банке являются либо частично структурированными, либо вовсе не структурированными.

На схеме информационных потоков Банка представлены все основные потоки информации, но так как преимущественным направлением деятельности Банка является кредитование, то далее в тексте подробно будут рассматриваться именно те потоки, которые связаны с обеспечением этого процесса.

На первичном этапе все основные информационные потоки направлены в основные подразделения Банка для работы с клиентами (это операционно-кассовый отдел и кредитный отдел). Этот блок обеспечивает выполнение основной производственной деятельности–получение прибыли от операций с денежными средствами. Он определяет основной объём текущей работы в Банке, поэтому здесь требуется обрабатывать достаточно большое количество информации. Входными здесь будут документы, предоставляемые Банку клиентами–заявки на кредит и документы, подтверждающие платежеспособность заёмщика. Формат такой информации различен–как структурированная(заявки, баланс предприятия), так и неструктурированная (справки, протоколы, акты осмотра имущества). Полученная информация агрегируется экономистом Банка в анкету заёмщика. Такую анкету можно считать частично структурированной информацией.

На этапе основной обработки информации основная обработка происходит в кредитном отделе и бухгалтерии. Её обеспечивают ОАОД и юрист, а контролирует Правление Банка.

Юрист работает только с неструктурированной информацией. Входными документами здесь будут, с одной стороны, нормативные документы, поступающие из государственных органов, а с другой– документы, посылаемые подразделениями Банка на экспертизу. Выходными –документы, нуждающиеся в дополнительной экспертизе, и переработанные нормативные документы, отправляемые в подразделения Банка.

ОАОД обрабатывает в основном неструктурированную информацию. Типичными входными данными являются материалы средств массовой информации, сообщения информационных агентств. Выходными данными могут быть сведения о клиентах Банка, аналитические обзоры конкурентов, рынков и т. д.

В бухгалтерии концентрируются сводки показателей работы всех подразделений Банка. Это, в основном, структурированная информация. Сюда же поступают правила ведения учёта из юридической службы (в неструктурированной форме). Выходными документами будут финансовые отчёты для нужд управления и обязательные формы отчётности для государственных органов.

Специалисты кредитного отдела на данном этапе занимаются сначала анализом кредитоспособности заёмщика (в случае принятия решения о предоставлении кредита заключается кредитный договор, договор о залоге и составляется опись заложенного имущества, в бухгалтерию передаётся балансовый ордер, а в архив–досье заёмщика), а затем анализом текущей отчётности и расчётом по ней определённых ЦБ РФ нормативов деятельности.

Правление работает с неструктурированной информацией, –аналитическими обзорами, подготовленными АООД, с отчётами о текущей деятельности, рассчитанными нормативами, –и на основании этих данных должно принимать решения, составлять стратегические планы и направлять руководящие указания в различные подразделения Банка. На заключительном этапе обязательные формы отчётности и налоговые справки отсылаются в государственные органы. Ссудозаёмщик через отдел ОКО посредством кассовых документов оформляет оплату начисленных по кредиту процентов, либо Банк взыскивает начисленные проценты согласно кредитному договору. Ссудозаёмщик возвращает кредит, либо продлевает срок действия кредитного договора (решение о продлении срока принимает кредитный отдел), либо передаёт Банку заложенное имущество. В качестве свидетельства о предоставлении денежных средств отдел ОКО оформляет банковские выписки по счетам.

В Банке ведётся архив, в котором хранятся все документы, образующиеся в процессе деятельности Банка и подлежащие хранению. Деятельность архива регламентируется специально разработанной номенклатурой (см. прил. 6). Таблицы анализа потоков информации по этапам обработки (по процессам кредитования и по процессу перевода средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов) приведены в приложении 6 (см. табл. 6. 1–6. 3). Объёмы потоков информации, связанных с основной деятельностью, приведены в таблице 4 приложения 6. Исходя из данных перечисленных таблиц были построены график нагрузки в системе обработки данных (см. рис. 1) и график движения информационных потоков в отдельных пунктах (см. рис. 2), а также составлена таблица движения информационных потоков в отдельных пунктах (см. табл. 1).

Здесь по оси X под цифрами 1 –51 изображены потоки информации , описанные под соответствующими номерами в таблице 4 приложения 6.

    Рис. 1
    Где 1 – Кредитный отдел
    2 – Отдел ОКО
    3 – Бухгалтерия
    Рис. 2

Таблица 1 – Движение информационных потоков в отдельных пунктах Пункт обработки информации

    Объём обрабатываемой информации
    в печатных символах
    Кредитный отдел
    61832
    Отдел ОКО
    19690
    Бухгалтерия
    17640

Из графика нагрузки в системе обработки данных и таблиц анализа потоков информации по этапам обработки видно, что максимальный объём обработки в единицу времени приходится на такие документы, какнотариально заверенные копии учредительных документов предприятия, форма 0402008–приходный кассовый ордер, платёжное поручение и мемориальный ордер. Эти документы имеют наибольшую частоту использования в системе обработки, а нотариально заверенные копии учредительных документов предприятия попали в этот список ещё и из-за большого объёма самого документа.

Рассмотрев график движения информационных потоков в отдельных пунктах (см. рис. 2) и таблицу движения информационных потоков в отдельных пунктах (см. табл. 1), можно заметить, что наиболее нагруженными узлами в системе обработки являются кредитный отдел, отдел ОКО и бухгалтерия, которые перерабатывают по 61832, 19690 и 17640 печатных символов в неделю, соответственно. Таким движением информационных потоков обусловлено наибольшее количество рабочих мест именно в этих отделах. К тому же, обработка документов в бухгалтерии автоматизирована (АБС“ОДБ”позволяет вести автоматизированный бух. учёт в Банке, а также содержит основные формы печатных документов). Отделы ОКО и кредитный работают либо с частично структурированной информацией, либо с вовсе неструктурированной, на этих рабочих местах необходим визуальный контроль, работников для исполнения функций по обработке информации достаточно, функции строго распределены между ними, а функции работников технического отдела автоматизированы в части работы со структурированной информацией, поэтому необходимости менять привычную технологию работы здесь нет.

Технологию обработки информации, действующую на предприятии, можно назвать децентрализованной с частичной централизацией, так как существуют АРМ бухгалтеров в составе АБС“ОДБ”, которая позволяет формировать финансовую отчетность, но работа с клиентами осуществляется в основном отделом ОКО, таким образом, бухгалтерия служит своеобразным вычислительным центром.

    1. 5. Анализ аппаратного и программного обеспечения

Для развития фирмы необходимо создать структуру, чтобы упорядочить её деятельность, иначе при стремительных темпах роста через некоторое время может наступить хаос. Какую-то структуру, вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обучения персонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постоянно переписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия, а автоматизация, напротив, способствует систематизации труда персонала на предприятии, и к тому же, облегчает учёт и сокращает время на подготовку отчётности.

АСУ, используемые кредитными организациями, как правило, состоят из следующих компонентов:

    средства вычислительной техники;
    системное программное обеспечение;

специализированное программное обеспечение бухгалтерского и оперативного учёта. Разберём вопрос об оборудовании. Сердцем и мозгом проекта автоматизации является сервер локальной сети с установленным программным обеспечением, на нём размещается база данных, которая составляет информационное ядро системы . Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров.

Для обеспечения всей системы управления банк располагает 14 рабочими станциями (в том числе 13 в сети) и двумя серверами: основным и резервным, а также сервером подключения к сети Internet. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть. Схема компьютерной сети приведена в приложении 7. Архитектура сети – Ethernet, топология сети – шина, тип передачи данных – узкополосный, метод доступа – CSMA/CD, скорость передачи данных –10 Мбит/с, в качестве кабельной системы используется коаксиальный кабель, в компьютерах установлены сетевые платы фирмы 3Com, совместимые с коаксиальным кабелем.

Сетевой политикой занимается программист банка, он же является администратором сети. ОАО АКБ “Белогорскагрокомбанк” использует наиболее популярную сеть Novell (ОС Netware 3. 12). При организации многопользовательской обработки данных применяют технологию“файл-сервер”. Вся обработка информации сосредоточивается на компьютерах отдельных рабочих мест (рабочих станциях). Если программе требуются данные, размещённые на другом компьютере (как правило, это сетевой сервер), то они передаются ей по каналу сети. Сетевое программное обеспечение занято только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая, нужна ли вся информация или только её часть. Отбор необходимых для решения задачи данных осуществляется прикладной программой, запросившей данные с другого компьютера.

    В сети используются протоколы IPX/SPX, NetBEUI и TCP/IP.

Теперь перейдём к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания. Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Каждый сотрудник, создающий документ, должен иметь доступ к компьютеру или терминалу. На таком основании рабочие станции размещены в ОАОД (3, 2 из них в сети), в кредитном отделе (4 в сети), в бухгалтерии (5, все в сети), в машинном бюро электронных платежей (1 в сети) а также в приёмной председателя правления (1 в сети). Рассмотрим вопрос об организационном обеспечении. Как уже говорилось ранее, Банк располагает 17 компьютерами, 14 из которых объединены в локальную сеть. В бухгалтерии рабочие станции организованы на базе процессоров AMD 233, в кредитном отделе intel 486, у юрист-консульта–Pentium 166MMX, в приёмной председателя Правления i486, на электронных платежах Pentium 166MMX, в ОАОД 1 станция i486, 1– Pentium 166MMX и 1 – Pentium 133; серверы –на базе Pentium 166 и Pentium 166 MMX. Интеграция с Internet осуществляется через прокси-сервер Wingate. Для выхода в систему межбанковской электронной почты“Ремарт” используется коммуникационная программа QmodemPro 2. 6 (client-telnet). Обратимся к другой оргтехнике. Это принтеры Epson DFX 8000 (матричный), HP Laser Jet 5P (лазерный); Epson Stylus Color 760 (струйный); ксерокс Olivetti; модем USRobotics Sportster 28800.

Все описанные технические средства предназначены для рациональной организации производства и служат облегчению управления и деятельности персонала. Как уже говорилось ранее, первичной информацией, обрабатываемой банком, являются сведения о сделках с клиентами, вторичной– баланс, сводки и отчёты. Отличительной особенностью требований к ведению банковского дела является высокая технологичность и отработанность выполняемых операций, однозначность решений, осмотрительность и осторожность выводов. Вполне понятно, что и инструменты для этого требуются соответствующие, в первую очередь компьютерные программы. Рассмотрим в отдельности системное и специализированное ПО. На двух рабочих станциях ОАОД и у юрист-консульта установлена ОС Windows 95, на остальных–Dos 6. 22, интеграция с Internet осуществляется через прокси-сервер Wingate. Для выхода в систему межбанковской e-mail“Ремарт” используется коммуникационная программа QmodemPro 2. 6 (client-telnet). Специализированное ПО предназначено в основном для обработки бухгалтерских данных и составления отчётностей, представляет собой целый комплекс программ. Рассмотрим наиболее важные из них.

“ОДБ” по новому плану счетов v4. 1(СРВ) –основной программный продукт. Обеспечивает работу в произвольной дате, пересчёт балансовых, внебалансовых операций и картотек, счетов доверительного управления, счетов депо, срочных операций, процентов, накопительной информации при изменении информации в прошлых датах. Кроме общепринятых выходных документов имеются следующие документы: баланс по разделам; свод оборотов дня; оборотные ведомости месячная, квартальная, годовая по всем разделам баланса; движение по счетам за заданный интервал; извещения по возврату документов; справки в налоговую инспекцию; остатки на счетах клиентов; справка по документообороту; наличие средств по оплате картотек.

Программный модуль TESTKB – “ Финансовая отчётность”уровня кредитной организации предназначен для решения задачи свода финансовой отчётности и обеспечивает формирование магнитных носителей и бумажных документов установленной формы, для последующего представления их в территориальные учреждения Банка России или РКЦ.

ТБСВК “Импорт”за обоснованностью платежей в иностранной валюте за импортируемые товары (сетевой вариант) предназначена для автоматизации процесса сбора и обработки информации, обеспечивающей контроль за обоснованностью платежей в иностранной валюте за импортируемые товары.

Программное обеспечение "Комплекса задач статистической отчетности по валютному регулированию и контролю" предназначено для формирования, ведения и сопровождения электронной базы отчетности по некоторым видам валютных операций, согласно Указаниям Банка России N 137-У от 15. 01. 1998 г.

Программное обеспечение, условно именованное “Эмитент 4. 2”предназначено для формирования следующих документов: заявление на регистрацию выпуска ЦБ; решение о выпуске ЦБ; проспект эмиссии ЦБ; отчёт об итогах выпуска; ежеквартальный отчёт по ЦБ; сообщение о существенном событии, затрагивающем финансово–кредитную деятельность кредитной организации; изменения и дополнения к регистрационным документам.

Программное обеспечение (ПО) "Комплекса задач статистической отчетности по валютному регулированию и контролю" М652 КВ предназначено для формирования, ведения и сопровождения электронной базы отчетности о движении средств в иностранной валюте на транзитных валютных счетах резидентов, согласно Письму Банка России N 277-Т от 07. 10. 98г.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8