Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО "БАК"

текущее финансовое состояние предприятия;

направление развития предприятия;

новейшие научно-технические достижения в области управления;

анализ существующей системы управления предприятием;

возможные пути совершенствования системы управления;

предполагаемая эффективность каждого варианта.

Состояние компании определяется на основе финансового анализа производственно-хозяйственной деятельности, бухгалтерских отчетов за периоды, экономических анализов и прогнозов о развитии рынка в целом и конкретной соответствующей отрасли (рыночной ниши).

Обоснованное использование современных технологий в области автоматизации управления определяет выживаемость и конкурентоспособность предприятия. В настоящем ситуация такова, что информация становится коммерческим ресурсом. Одновременно растет общий объем информации, который требуется для функционирования компании. Для управления такими большими потоками данных создаются новые технологии. Эти технологии могут быть самыми разнообразными по уровню сложности и предоставляемых возможностей, причем результирующий эффект не обязательно оправдывает стоимость использования этих технологий. Т.е. не всегда имеет смысл применять новейшие программные и аппаратные решения, если задача достаточно проста и прибыль мало зависит от качества управления.

Системотехник должен создать систему исходя из минимума ресурсов, но с определенными целями.

Целями совершенствования системы управления являются:

- повышение конкурентоспособности компании;

- снижение издержек по управлению и производству;

- гибкость и скорость принятия решений;

- надежность хранения информации;

- безопасность секретной информации;

- оперативный контроль за текущим состоянием;

- “прозрачность” управления информацией.

Конкретно для финотдела:

- лучшее регулирование бюджетов отделений;

- повышение качества финансовой отчетности для высших руководителей;

- решение потенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета.

4.2 Измерение эффективности капиталовложений

Для оценки экономической эффективности информационной технологии одних только традиционных методов подсчета прибыли на инвестируемый капитал недостаточно. Требуется методика, способная продемонстрировать ее полную отдачу.

Известна проблема о не поддающихся подсчету аспектах многих проектов. Некоторые применяют формальный подход для измерения количественной величины эффективности всей новой аппаратуры и программного обеспечения, так что на самом деле они интересуется корректным способом определения тех бесконечно малых неосязаемых выгод от применения информационной технологии, которые оправдают ассигнования, выраженные суммой в долларах.

Высших руководителей менее всего удовлетворяют обоснования необходимости капиталовложений в информационные технологии, сделанные лишь на основе расчета чисто экономической эффективности. Руководители, определяющие успех информационной технологии с точки зрения эффективности решения отделом ИС основных производственных задач, а не просто выполнения арифметических подсчетов, чаще чувствуют, что получают полную или почти полную отдачу от своих капиталовложений.

Эффективность - не обязательно показатель того, насколько эти задачи, инфраструктура или процессы отвечают общим производственным целям вашей компании.

Обоснование полезности - это искусство маркетинга, которое нелегко дается большинству отделов информационных систем. Применение к информационной технологии некоторых приемов, если их соблюдать правильно, позволяет достичь двух важных целей:

- отделение ИС получает ощутимую обратную связь при решении стратегических и тактических вопросов;

- старшие руководители нетехнических направлений включаются в этот процесс, что заставляет их думать о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.

Но эти приемы должны также демонстрировать и выгоды от применения информационных технологий. В противном случае мажет появиться разрыв в представлениях о том, как функционирует ИС на самом деле и как ее работа воспринимается производственными подразделениями. Менеджер информационных систем должен эффективно взаимодействовать с людьми, от которых зависит решение.

Затраты на создание или модернизацию информационных систем нужно рассматривать скорее как инвестиции, чем расходы. В ТОО “БАК” рассматривают каждый крупный проект в области информационных технологий, как и любой другой инвестиционный проект компании.

Первый шаг, предпринимаемый отделом - “заказчиком” для модернизации системы управления, - разработка технического предложения.

Для этого необходимо провести опрос основных пользователей системы об ощутимых и неуловимых выгодах рассматриваемого приложения, а также об имеющем место риске. Создается группа основных пользователей из затрагиваемых проектом подразделений. С предложенной системой знакомятся все будущие пользователи - финансовые "эксперты". Они должны сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественные выгоды, которых они ждут от реализации такого проекта. Эти выгоды должны были быть выражены в экономических, а не в технических терминах.

Например, материальные выгоды от внедрения нового модуля по работе с банками заключается в сокращении сроков пересылки платежных документов. Это ускорит текущие расчеты.

Качественные выгоды - те, величину которых трудно выразить в долларах, будут состоять в более точном осуществлении финансового прогноза.

С другой стороны, потенциальный риск новой системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения к ней пользователей.

Затем проект документа поступает к специалистам по информационным технологиям. Они помогают руководителю отдела оценить расходы - как прямые, так и косвенные, а также ожидаемый эффект. Эффект подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. К материальной экономии относят сокращение трудозатрат и оптимизацию работы с данными. К нематериальной - повышение качества финансового анализа, конкурентоспособности или ожидаемое увеличение прибыльности компании, не поддающееся точному измерению. Традиционная прибыль на инвестированный капитал определяется на основе количественных показателей расходов и доходов. Качественные выгоды излагаются перед комитетом высших руководителей в особом разделе обоснования. Может оказаться, что данный конкретный проект не приносит материального эффекта, но все же должен быть рассмотрен с точки зрения его полезности для победы над конкурентами.

При исследовании работы финотдела был сделан вывод, что определяющими будут нематериальные качественные преимущества.

Все расходы по проекту подразделяются на обязательные (текущие) и добровольные (дополнительные). Объясняя руководителям суть обязательных затрат, менеджер проекта говорит: "Вот ваши существующие информационные системы, а вот, во что они вам обходятся. Это ваши необходимые расходы - то, что нужно для поддержания статус-кво. С другой стороны, вот ваши добровольные, т.е. дополнительные, расходы, требующиеся на ввод в эксплуатацию новых систем". Добровольные расходы учитывают экономию от замены или от модификации существующего способа работы. Руководителям предлагается цифра дополнительных расходов, и им объясняют, к чему приведет внедрение новых систем.

В этот момент становится очень легко взвесить преимущества от планируемых усовершенствований в сравнении с дополнительными расходами. Важным обстоятельством является понимание всеми, что одна только информационная технология не несет в себе существенных улучшений.

Предложение, подготовленное инициатором создания новой системы и проверенное персоналом ИС, перед тем, как оно будет направлено на рассмотрение высшего комитета, подписывает руководитель этого отдела. И даже если предложение пройдет, до завершения процесса еще далеко.

Если тот или иной проект в области информационных технологий выходит за рамки бюджета, комитет по рассмотрению капитальных вложений утверждает дополнительные ассигнования.

После утверждения проекта назначается контрольная дата отчета. Это позволяет компании оценить, реализованы ли ожидаемые издержки и выгоды. Для удобства сравнения эти фактические данные фиксируются в том же проекте, где изложены первоначальные оценки. Если реализация проекта задерживается, дату оценки переносят. Менеджер проекта должен снова обратиться в комитет и запросить дополнительное время. Самое крупное преимущество рассматриваемой системы заключается в том, что выгоды от капиталовложений в информационные технологии ощущают как производственные подразделения, так и высшее руководство компании. Раньше эти выгоды были скрыты.

Отдел, который требует новую систему управления, готовит техническое обоснование.

Сотрудники отдела ИС анализируют предложение.

Отдел ИС помогает менеджерам оценить прямой и косвенный эффект.

Ожидаемый эффект подразделяется на исчисляемый (тот, что приведет к материальной экономии) и неисчисляемый.

По оценкам исчисляемых расходов и доходов производится традиционный расчет прибыли на инвестируемый капитал. Неисчисляемые эффекты включаются в обоснование отдельными разделами дня рассмотрения комитетом высших руководителей.

Руководитель производственного подразделения утверждает окончательное обоснование.

Проект передается на утверждение в комитет капитальных ассигнований.

Устанавливается дата представления отчета о реализации проекта, в котором сравниваются ожидаемые показатели с фактическими.

По завершении проекта проводится заключительный анализ, чтобы определить, насколько ожидаемые затраты и эффект близки к фактическим результатам.

4.3 Сравнение существующей и создаваемой системы

Существующая локальная сеть была построена в 1998 году квалифицированным сетевиком. Сеть имеет достаточные характеристики по интенсивности работы, надежности и может быть легко расширена при необходимости. При этом микросегментация сети была произведена с учетом организационной структуры управления по отделам. Финансовый отдел функционирует в отдельном сегменте.

Вызывает нарекания со стороны пользователей сама организация работы в сети. Нет централизованного хранения информации, распределение работ по АРМ было выполнено на основании тех методов работы, которые использовались, когда финансовый учет был бумажным. Все бумажные операции были перенесены в офисные приложения, которые используются как средство хранения и вывода данных.

В результате нормальное функционирование системы зависит от:

навыка работы с офисными приложениями;

текущего объема работ;

готовности работников к “авралам” и сверхурочным;

лояльности сотрудников в отношении конфиденциальных сведений.

Целью создания новой системы является оптимизация работы финансового отдела, что является нематериальным преимуществом. Это подразумевает повышение оперативности выполнения задач, уровня безопасности, надежности и конфиденциальности, современный стиль управления информацией.

Методология создания новой прикладной системы управления финансовым учетом основана на концепции “клиент/сервер”. Эта технология позволит использовать собранную информацию о механизме работы финотдела для достижения вышеперечисленных целей оптимизации системы.

Кроме основных целей (нематериальные преимущества), следствием будет являться снижение текущих затрат (материальные преимущества) за счет:

высвобождение должностей;

сокращение времени выполнения стандартных операций;

уменьшение затрат на электроэнергию;

уменьшение расхода канцелярских принадлежностей.

Повышение эффективности работы отдела приводит к экономии как людских ресурсов в виде возможности сокращения числа служащих, так и экономии рабочего времени высококвалифицированных служащих.

В числе рисков при создании современной системы находятся неспособность системы реагировать на быстрые изменения производственного климата и сопротивление любым новшествам со стороны служащих.

С точки зрения перспектив, с развитием компании будет затребовано создание корпоративной системы управления, в которой все отделы будут объединены в однородную информационную структуру. Концепция “клиент/сервер” предусматривает расширение системы и ее интеграцию с другими подсистемами. Т.е. создается база на будущее развитие из архитектурных решений и накопленного опыта.

4.4 Изменения в существующей структуре затрат в системе финансового учета

Снижение годовых затрат на оплату труда определяется по формуле:

Зз/п = (n*З)*12; (1)

где n - количество сокращенных работников;

З - среднемесячная заработная плата этих работников;

Зз/п = (5*20 000) * 12 = 1 200 000 тенге.

В год на работу для финотдела рассчитано определенное количество канц. материалов - бумаги, картриджей для принтеров и прочих - на сумму Sk1, которая в 1998 году составила 380 000 тенге

Прекращение использования обычных носителей информации в большинстве операций на хранение и обработку данных в центральном сервере сократит эти расходы на 70-80%. Конечный вывод данных на бумагу потребуется только для тех финансовых отчетов, которые используются руководством как официальные документы.

Снижение затрат на расходные материалы определяется из выражения:

Зр.м. = 0.7 * Sk1; (2)

где Sk1 - сумма годовых расходов на канц.товары;

Зр.м. = 0.7 * Sk1 = 266 000 тенге.

Норма работы в месяц 146 часов (сокращенный трудовой день), реально некоторые финансисты работают сверхурочно, что приводит к перерасходу электроэнергии. Настольный компьютер, который выполняет функции рабочего места финансиста, потребляет в среднем Npc = 350 Вт.

Перерасход электроэнергии за год составит:

Егод = Npc * T, (3)

где T - количество часов, отработанных пользователями сверхурочно, за год T = 1321 час (по данным бухгалтерии за 1998 г).

Егод = 350 * 1321 = 462350 Вт.

Если финансисты будут успевать выполнять свою работу в рабочее время, то снижение затрат в результате экономии э/энергии составит:

Зээ = Егод * Цкв , (4)

где Цкв - цена одного кВт*ч э/энергии. Цкв = 1.50 тенге;

Зээ = 462350 * 1.50 * 10-3 = 700 тенге;

Итого имеем материальных преимуществ введения новой системы финансового учета на сумму снижения издержек в течение года:

И = Зз/п + Зр.м. + Зээ (5)

И = 1 200 000 + 266 000 + 700 = 1 466 700 тенге.

Для построения системы мы используем существующую ЛВС. В ее состав входят:

- файл-сервер сети Windows NT 4.0;

- компьютеры на базе Pentium 200;

- кабельная система на основе тонкого коаксиального кабеля;

- активное кабельное оборудование.

По техническим характеристикам сеть подходит для создания на ее основе клиент/серверной системы финансового учета. Для этого необходимы дополнительные компоненты:

- сервер баз данных;

- программное обеспечение для сервера БД;

- программное обеспечение для клиентских компьютеров.

Цена сервера баз данных на основе Pentium III 600 составит :

Цсбд = 200 000 тенге

Сетевая карта Intel EtherExpress Pro для сервера БД

Цск = 18 500 тенге

Сетевая ОС Windows NT 4.0

Цос = 175 000 тенге

Программный сервер Borland IB Database 5.0 на 10 одновременных подключений:

Цпс = 140 000 тенге

Затраты на разработку системы будут складываться из зарплаты штатных программистов и приобретения пакета корпоративных средств разработки Inprise Delphi Client/Server Suite 4.0.

Для написания программной части рассчитывается использовать группу из 3-х программистов.

Время разработки системы определено как:

Tp = 1000 часов, или 6 месяцев.

Т.о. затраты на оплату труда разработчиков составят:

Зпрог = Зз/п * 18 = 20 000 * 18 = 360 000 тенге;

Пакет Delphi Client/Server 4.0 имеет рыночную стоимость

ЦDelphi = 250 000 тенге

Итого единовременные капиталовложения составят:

К = Цсбд + Цск + Цос +Цпс + Зпрог + ЦDelphi, (6)

К = 200 000 + 18 500 + 175 000 + 140 000 + 360 000 + 250 000 = 1143500 тенге.

Годовая эффективность создания системы определяется из выражения:

Эг = З/(Ен + Кр), (7)

где З - изменение размера затрат на создание и обслуживание информационной системы определяется из выражения:

З = И - К(Ен + Кр), (8)

где И - абсолютное изменение издержек работы отдела;

Ен - норматив эффективности кап.вложений, для компьютерной техники и программного обеспечения принимается равным 0.15;

Кр - коэффициент реновации, принимается как норма амортизации с учетом срока службы существующего оборудования (срок службы системы Тсл - 3 года) и определяется по формуле:

Кр = Ен / ((1 + Ен)Тсл - 1), (9)

Кр = 0.15 / ((1 + 0.15)3 - 1) = 0.29;

Тогда, изменение размера затрат составит:

З = 1 466 700 - 1 143 500*(0.15+0.29) = 963 560 тенге,

годовая эффективность планируется в размере

Эг = 963 560 / (0.15+0.29) = 2 189 909 тенге.

Теперь мы можем определить срок окупаемости Ток создания новой системы из выражения:

Ток = К / Эг , (10)

Ток = 1 143 500 / 2 189 909 = 0.52 года..

Причем данный срок окупаемости учитывает только материальные преимущества создания новой системы.

5. ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

5.1 Анализ основных опасностей и вредностей проектируемого процесса

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10