Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО "БАК"

Вышеприведенные цифры не являются действительными для предприятия на указанный период. Они были рассчитаны и приведены лишь для характеристики предприятия с точки зрения его положения в угледобывающей отрасли. Состав себестоимости был рассчитан на основании следующих данных:

рыночные цены на уголь разреза “Богатырь” (при условии оплаты перечислением на р/с);

рентабельность, прогнозируемая экономистами на планируемый (1999) год;

среднее распределение затрат в себестоимости для предприятий угледобывающей отрасти.

1.1 Организационная структура предприятия

Техническая дирекция:

Служба гл. технолога по горному оборудованию;

Служба гл. механика по ж.д. транспорту;

Служба гл. энергетика;

ОКС;

Технология и механизация;

ОТК.

Коммерческая дирекция:

Отдел МТС;

Коммерческий отдел;

Отдел маркетинга и сбыта;

Отдел поставок;

Сектор по работе с таможней.

Производственная дирекция:

Разрез “Богатырь”;

Разрез “Степной”;

Богатырское ПТУ;

Восточное ПТУ;

ПМС;

АТЦ.

Дирекция по персоналу:

Комбинат общепита.

Финансовая дирекция, бухгалтерия

ТЭЦ

1.2 Задачи финансово-экономического отдела

Финансовые ресурсы предприятия -- это денежные доходы и поступления, находящиеся в распоряжении субъекта хозяйствования и предназначенные для выполнения финансовых обязательств, осуществлению затрат по расширенному воспроизводству и экономическому стимулированию работающих.

Формирование финансовых ресурсов осуществляется за счет собственных и приравненных к ним средств, мобилизации ресурсов на финансовом рынке и поступления денежных средств от финансово-банковской системы в порядке перераспределения.

Первоначальное формирование финансовых ресурсов происходит в момент учреждения предприятия, когда образуется уставный фонд. Его источниками в зависимости от организационно-правовых форм хозяйствования выступают: акционерный капитал, паевые взносы членов кооперативов, отраслевые финансовые ресурсы (при сохранении отраслевых структур), долгосрочный кредит, бюджетные средства. Величина уставного фонда показывает размер тех денежных средств -- основных и оборотных, -- которые инвестированы в процесс производства.

Основным источником финансовых ресурсов на действующих предприятиях выступает стоимость реализованной продукции (оказанных услуг), различные части которой в процессе распределения выручки принимают форму денежных доходов и накоплений. Финансовые ресурсы формируются главным образом за счет прибыли (от основной и других видов деятельности) и амортизационных отчислений. Наряду с ними источниками финансовых ресурсов также выступают:

- выручка от реализации выбывшего имущества;

- устойчивые пассивы;

- различные целевые поступления (плата за содержание детей в дошкольных учреждениях и т. д.);

- мобилизация внутренних ресурсов в строительстве и др.

Значительные финансовые ресурсы, особенно по вновь создаваемым и реконструируемым предприятиям, могут быть мобилизованы на финансовом рынке. Формами их мобилизации являются: продажа акций, облигаций и других видов ценных бумаг, выпускаемых данным предприятием, кредитные инвестиции.

До перехода на рыночные условия хозяйствования значительные финансовые ресурсы предприятия получали на основе внутриотраслевого перераспределения денежных средств и бюджетного финансирования. Однако принципы рыночного хозяйствования, внедрение коммерческих начал в деятельность предприятий, естественно, потребовали принципиально иных подходов к формированию финансовых ресурсов. Ориентация на инициативу и предприимчивость, полная материальная ответственность обусловили два важнейших изменения в области финансовых взаимосвязей предприятий с другими структурами: во-первых, развитие страховых операций, и, во-вторых, существенное сокращение сферы безвозмездно получаемых ассигнований. В этой связи при переходе на рыночные основы хозяйствования в составе финансовых ресурсов, формируемых в порядке перераспределения, все большую роль постепенно будут играть выплаты страхового возмещения, поступающие от страховых компаний, и все меньшую -- бюджетные и отраслевые финансовые источники. Предприятия смогут получать финансовые ресурсы: от ассоциаций и концернов, в которые они входят (лишь в том случае, если это предусмотрено механизмом использования соответствующих денежных фондов); от вышестоящих организаций -- при сохранении отраслевых структур; от органов государственного управления -- в виде бюджетных субсидий на строго ограниченный перечень затрат. Зато в условиях функционирования рынка ценных бумаг появятся такие виды финансовых ресурсов, как дивиденды и проценты по ценным бумагам других эмитентов, а также прибыль от проведения финансовых операций.

Использование финансовых ресурсов осуществляется предприятием по многим направлениям, главными из которых являются:

- платежи органам финансово-банковской системы, обусловленные выполнением финансовых обязательств. Сюда относятся; налоговые платежи в бюджет, уплата процентов банкам за пользование кредитами, погашение ранее взятых ссуд, страховые платежи и т. д.;

- инвестирование собственных средств в капитальные затраты (реинвестирование), связанное с расширением производства и техническим его обновлением, переходом на новые прогрессивные технологии, использование “ноу-хау” и т. д.;

- инвестирование финансовых ресурсов в ценные бумаги, приобретаемые на рынке: акции и облигации других фирм, обычно тесно связанных кооперативными поставками с данным предприятием, в государственные займы и т. п.;

- направление финансовых ресурсов на образование денежных фондов поощрительного и социального характера;

- использование финансовых ресурсов на благотворительные цели, спонсорство и т. п.

С переходом на рыночные основы хозяйствования необычайно возрастает не только роль руководителей предприятий, членов правлений акционерных компаний, но и финансовых служб, игравших второстепенную роль в условиях административно-командных методов управления. Изыскание финансовых источников развития предприятия, направлений наиболее эффективного инвестирования финансовых ресурсов, операции с ценными бумагами и другие вопросы финансового менеджмента становятся основными для финансовых служб предприятий в условиях рыночной экономики. Суть финансового менеджмента заключается в такой организации управления финансами со стороны соответствующих служб, которая позволяет привлекать дополнительные финансовые ресурсы на самых выгодных условиях, инвестировать их с наибольшим эффектом, осуществлять прибыльные операции на финансовом рынке, покупая и перепродавая ценные бумаги. Достижение успеха в области финансового менеджмента во многом зависит от такого поведения работников финансовых служб, при котором главными становятся инициатива, поиск нетрадиционных решений, масштабность операций и оправданный риск, деловая хватка.

Мобилизуя денежные средства других собственников на покрытие затрат своего предприятия, работники финансовой службы прежде всего должны иметь ясное представление о целях инвестирования ресурсов и уже в соответствии с ними давать рекомендации о формах привлечения средств. Для покрытия краткосрочной и среднесрочной потребности в средствах целесообразно использовать ссуды кредитных учреждений. При осуществлении крупных капитальных вложений в реконструкцию и расширение предприятия можно воспользоваться выпуском ценных бумаг; однако, подобная рекомендация может быть дана лишь в том случае, если финансисты основательно изучили финансовый рынок, проанализировали спрос на разные виды ценных бумаг, учли возможное изменение конъюнктуры и, взвесив все это, тем не менее уверены в сравнительно быстрой и выгодной реализации ценных бумаг своего предприятия.[4]

1.2.2 Описание задач финансово-экономического отдела ТОО “БАК”

- Расчеты с поставщиками за ТМЦ, работы и услуги;

- Ведение оперативной информации по дебиторско-кредиторской задолженности с партнерами по производственно-хозяйственной деятельности;

- Ведение финансового учета по заключенным договорам;

- Управление средствами на расчетных счетах в коммерческих банках;

- Проведение актов взаимозачетов (от коммерческого отдела);

- Управление ценными бумагами (векселями);

- Информирование казначейства о задолженности контрагентов;

- Сверка с бухгалтерией, казначейством по отчетным периодам;

- Поддержание оперативной, достоверной и актуальной информации для реального учета финансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств;

- Отчетность перед финансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;

- Предоставление органам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными предприятиями, фондами.

2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК''

2.1 Описание существующей системы автоматизации финансового учета

Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений - TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности информации.

Для совместного доступа к таким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам сетей Microsoft”.

На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят:

Microsoft Office 97 Professional;

Microsoft NetMeeting - коммуникационная программа;

Outlook Express- почтовая программа;

Система перевода Stylus;

Программа распознавания сканированного текста CuneiForm.

Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel'е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.

2.1 Характеристика системы документооборота

Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.

Экономист по платежным документам (М):

Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;

Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;

Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;

Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;

Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.

Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.

Ведущий экономист по банку (L):

Входная информация:

от кассиров - справка о движении по кассе за день и месяц

от F - информация по договорам:

предприятие;

№ договора;

сумма договора;

процент наличной оплаты по денежной части.

от N - суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно - денежная часть оплаты и задолженности

от B - остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности

от D - сумма предъявленных работ и оплаты по р/с

Выходная информация:

справка о движении по кассе за день и за месяц;

справка по оплате кредиторам за услуги;

платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.

Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.

Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:

Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;

Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.

Экономист по углю (H):

Входная информация:

Накладные и др. документы по отгрузке угля - с разреза;

Наряд по суточной отгрузке - с отдела поставок БАК;

Договора, письма, контракты по отгрузке угля - юридический отдел, отдел маркетинга.

С этих документов необходима информация:

грузополучатель;

плательщик;

цена;

№ контракта;

дата отгрузки;

№ квитанции;

тоннаж;

ж.д.тариф;

договорной тариф;

№ удостоверения качества;

качество угля (Q - теплота сгорания);

таможенная декларация - № и дата (если есть).

На выходе формируется

1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:

сумма за уголь;

НДС;

железнодорожный тариф;

договорной тариф (если есть).

информация по взаимозачетам по углю;

учет текущего железнодорожные тарифа;

дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10