Реферат: Язык делового общения 
Надо: «Об утверждении Программы социальной защиты малообеспеченных
граждан». [12]
К такого рода ошибкам относятся:
- употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «высокой»
книжной лексики, например:
- «прогнозирует» вместо «предвидит» «регламентируется» вместо «зависит
от» «испрашивал» вместо «запрашивал» «увязывается» вместо «связывается»
- употребление в письменной речи слов-профессионализмов, являющихся
неофициальными заменителями терминов, например: «дострой» вместо «завершение
строительства» «незавершенка» вместо «незавершенный строительством»
«студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения» «студенты-вечерники»
вместо «студенты вечернего обучения» безналичка» вместо «безналичный расчет»
употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны
корреспонденту, особенно это касается терминов, имеющих в разных отраслях
различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в
книжной или разговорной речи;
- употребление слов иностранного происхождения, не вошедших в состав
лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например:
«анонс» вместо «объявление»
«пролонгировать» вместо «продлить»
«репрезентация» вместо «представительская встреча»
«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»
«сериал» вместо «многосерийный фильм»
«ротация» вместо «довыборы»
«эксклюзивный» вместо «исключительный»;
- употребление архаизмов и историзмов – слов и выражений, вышедших из
употребления, устаревших, например: не «при сем направляем», а «направляем»
не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный» не «вышепоименованный», а
«указанный» («названный») не «сего года», а «этого года» («текущего года») не
«настоящим сообщаем», а «сообщаем» не «настоящий акт составлен», а «акт
составлен».
К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С,
БЛАГОДАРЯ и некоторых др.
Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилистической окраской:
конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для
деловой речи, например:
меры по усовершенствованию
опыты по разведению
мероприятия по предупреждению
комплекс по переработке
расходы по ремонту
центр по подготовке.
Вместе с тем не допускается употребление предлога ПО вместо предлога О (ОБ),
если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления,
например:
отчитаться о работе
доклад об итогах работы
переговоры о новой сделке.
Предлог ПО не может указывать на цель действия и не должен употребляться
вместо предлога ДЛЯ, например:
Неправильно: «В районе немало сделано по улучшению торговли»
Правильно: «В районе немало сделано для улучшения торговли».
Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается
такая причина, которая связана с поведением, действиями кого-либо, например:
Неправильно: «Машины не работают по нераспорядительности администрации»
Правильно: «Машины не работают из-за нераспорядительности администрации».
Исключением являются выражения: «по невниманию», «по небрежности».
Конструкции с предлогом С и без него практически синонимичны, но
словосочетания с предлогом С более свойственны разговорной речи, без него –
другим стилям, ср.:
«трудности с обеспечением кадрами» и «трудности кадрового обеспечения».
Предлог В обязателен в тех случаях, когда в словосочетании речь идет об
объеме, размерах, количестве, например:
под углом в 40 градусов
высотой в 80 метров
размером в 10-15 метров
бригада в 20 человек.
Аналогичные словосочетания, но без предлога, свойственны другим стилям языка.
Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случаях, когда речь идет
о положительных изменениях; в случае негативных, отрицательных последствий
возможен только предлог ИЗ-ЗА, например:
«Благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена
на высоком техническом уровне».
Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на
устранение неполадок».
Некоторые предлоги допускают синонимичное употребление, например В и НА, НА и
ДЛЯ, В и ЗА и др. При выборе предлога следует руководствоваться его значением
и тем, что именно нужно подчеркнуть в сообщении. [8]
При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:
все числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов,
где наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка;
собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро
сотрудников», а «5 сотрудников».
Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения.
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член
главного предложения оно поясняет:
если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как
правило, следует непосредственно за этим словом;
если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе
сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства
совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль
предложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными
причастными и деепричастными оборотами, например:
Вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию
растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»
Рекомендуется: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую
территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать
ОКС».
Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и
деепричастные обороты с придаточными предложениями, например:
Неправильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним
из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком
реконструкции и развития, просим рас-
смотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским
партнерам, осуществляющим этот проект»
Правильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из
первых крупных проектов, финансируемым Европейским банком реконструкции и
развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и
российским партнерам, осуществляющим этот проект».
Неправильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200,
который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»
Правильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200,
разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие
всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо –
субъект действия, и ни в коем случае – с объектом.
Неправильно: «Говоря о городе, он развивается нормально»
Правильно: «Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».
Неправильно: «Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается
высокий процент внедренных разработок»
Правильно: «Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий
процент внедренных разработок». [9]
Этикет – это установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это
порядок поведения, установленный в сфере делового общения.
В основе правил делового этикета лежит:
вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное
служебное положение;
умение принимать решения и способность их выполнять;
честность в деловых отношениях;
умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;
терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;
умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. Поскольку деловое
общение – это в большинстве случаев общение посредством документов, деловой
этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в
формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах
аргументации, формулировке поручений и др. [6]
Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить
контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать.
Обращение традиционно использовалось в письмах полуофициального характера и
письмах-приглашениях, адресованных конкретным лицам (известным специалистам,
деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду
своей деятельности. Обращение – обязательный элемент коммерческой
переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной
переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному
лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера
деятельности и некоторые другие аспекты. [5]
Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо
от перечисленных факторов, является:
«Уважаемый господин ... (фамилия) !»
«Уважаемая госпожа ... (фамилия) !»
или:
«Уважаемые господа!»
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов
государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ,
компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии,
например:
«Уважаемый господин Президент!»
«Уважаемый господин председатель!»
«Уважаемый господин мэр!»
«Уважаемый господин министр!»
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:
«Уважаемый Игорь Константинович!»
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
«Уважаемые коллеги!»
Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного
обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть
заключительная форма вежливости «С уважением,...». [5]
Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его
участниками являются должностные лица и работники, действующие от имени
организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п.
принята форма выражения от первого лица множественного числа:
«Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-1998»...
«Представляем на рассмотрение и утверждение проект Генеральной схемы...»
«Напоминаем, что срок выполнения договора от 10.06.97 № 18/45 истекает...»
«Просим сообщить о возможности приобретения партии товара...»
Формула обращения от первого лица единственного числа «прошу», «предлагаю»,
«приглашаю» используется в письмах конфиденциального содержания, а также в
документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.
Первое и основное правило переписки – не затягивайте с ответом, не
заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются
так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом
адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь
за задержку. Не лишним будет и указать ее объективную причину.
Будьте искренни с деловым партнером и доверяйте ему. Не пишите ненужных
писем, не опускайтесь до «отписок». Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни
касалось, должно быть максимально информативным (но не многословным).
При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению реквизита «Адресат»:
если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его
имя, если заместитель руководителя -отвечайте ему.
Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру
поблагодарите его за ответ.
Если к вам обратились с просьбой, которую вы выполнить не можете, объясните
свой отказ, подумайте, что вы можете предложить взамен, может быть,
порекомендуете обратиться в другое учреждение или к вам, но позже.
Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и
заключительных формул вежливости. Исключите ложную вежливость. Вычурные
выражения типа: «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить»
и другие неуместны в деловых письмах.
Исключите из текста служебного письма местоимения «я» и «он», замените их на
«мы» и «Вы» и помните, что страдательные конструкции предпочтительнее
действительных:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
Если вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на
себя обязательства, формулируйте напоминание или претензию спокойно и четко,
без резких выражений, например:
«Договором №__от___Ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке
вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами
была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза
остановки ГЭС».
Этика делового общения вообще и деловые беседы (споры, переговоры) в
частности – наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и
обязанностях, вытекающих из этих отношений.
Все люди различны между собой и поэтому они по разному воспринимают ситуацию,
в которой оказываются.
Различия в восприятии часто приводят к тому, что люди не соглашаются друг с
другом по определенному поводу.
Это несогласие возникает тогда, когда ситуация несет конфликтных характер.
Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон
(личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой
стороны.
Изучая природу конфликтов, специалисты составили определенные правила ведения
споров.
Интеллигентность не только в знаниях, но и в способности к пониманию другого.
Она проявляется в тысяче и тысяче мелочей: в умении уважительно спорить,
вести себя скромно за столом, в умении незаметно помочь другому, беречь
природу, не мусорить вокруг себя - не мусорить окурками или руганью, дурными
идеями.
Интеллигентность – это терпимое отношение к миру и к людям.
В основе всех хороших манер лежит забота о том, чтобы человек не мешал
человеку, чтобы все вместе чувствовали себя хорошо. Надо уметь не мешать друг
другу. Воспитывать в себе нужно не столько манеры, сколько то, что выражается
в манерах, бережное отношение к миру, к обществу, к природе, к своему
прошлому.
Не надо запоминать сотни правил, а запомнить одно - необходимость
уважительного отношения к другим.
1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. –
М.; Высшая школа, 1993.
2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. – М.; Информационно-
внедренческий центр «Маркетинг», 1993.
3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М.;
Издательство стандартов, 1990.
4. Громова Н.М. Основы деловой переписки. – М.; РУССЛИТ, 1992.
5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубежный партнер
(Переписка, документация, контракты). – М.; Техно-экология, 1992.
6. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. – М.;
Имидж, 1991.
7. Организация работы с документами / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М,
1999.
8. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных
документов. 3-е изд. – М.; Высшая школа, 1988.
9. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е
изд. – М.; Русский язык, 1987.
10. Словарь сокращений и аббревиатур. – М., 1995.
11. Словарь сокращений русского языка / Под ред. Д.И.Алексеева. 4-е изд.
Стереотип. – М.; Русский язык, 1984.
12. Справочник по деловой переписке. – М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая
фирма «Межрегионсервис», 1996.
Страницы: 1, 2, 3, 4
|
