Реферат: Язык делового общения

другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то

или иное слово, разли­чаются его возможности сочетаться с другими словами.

Самыми ши­рокими возможностями сочетаемости обладают слова в литератур­ной

или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены,

например: [12]

Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в дело­вой речи,

способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает

словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует

адекватности восприятия текста до­кумента.

Конструкции с отглагольным существительным

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются

конструкции из отглагольного существительного со значением действия с

полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»

«оказать помощь», а не «помочь»

«произвести уборку», а не «убрать»

«провести учет», а не «учесть»

«оказать поддержку», а не «поддержать»

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких

конструкций, очевидно, связано с тем, что содержа­нием документа всегда

является управленческое действие, направлен­ное на конкретный объект, и в

этих условиях словосочетание из отгла­гольного существительного и

полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и

обозначает предмет этого дей­ствия («ремонт»), в то время как один глагол

(«отремонтировать») обо­значает это не в столь явно выраженной форме. [9]

Ограниченное употребление глаголов в личной форме

Письменному деловому общению свойственен неличный (без­личный) характер

изложения текста, что, вероятно, является языко­вым выражением того, что

общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном

употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме

третьего лица, как прави­ло, употребляются в неопределенно-личном значении:

«Комиссией проведена проверка и установлено...»,

«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

С этим же явлением связано и преобладание страдательных кон­струкций над

формами действительного залога, например:

«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а

не: «Проект предусматривает ...»)

«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое

оборудование» (а не: «Московские организации поставят...»)

«Возможность ликвидации совместного предприятия прораба­тывается

Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент

внешних связей Правительства Москвы прораба­тывает...»). [8]

Построение предложений

Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых

распространенных предложений, односоставных или двусо­ставных, с

обособленными оборотами, например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования го­родской

собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с

недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас

решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г.

зарегистрирован как один из учре­дителей СП) Финансово-хозяйственному

управлению Мэрии». «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде

ок­ругов Москвы значительных по размерам пустующих площадях феде­рального

подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением

штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие

помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих

органов».

Такие предложения, как правило, содержат причастные и дее­причастные обороты,

вводные слова и обороты, уточняющие обсто­ятельства, приложения, дополнения.

Если предложение односостав­ное (подлежащее отсутствует, есть только

сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по

следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) – ключевое действие –

пред­мет действия. [12]

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуе­мое), то

предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению

ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия

(подлежащее); подлежащее может также выноситься в начало текста, например:

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации

перейдут на баланс Финансово-хозяйственно­го управления Мэрии для организации

обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность

предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству

«Новости» для размещения вновь орга­низуемого журнала «Россия».

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные

предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и

определительные:

«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посоль­ство с пониманием

отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие

урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений

(придаточное предложение)».

«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоя­щее время

подготовлен проект распоряжения Правительства Россий­ской Федерации об

установлении тарифов на электроэнергию, отпу­скаемую сельскохозяйственным

потребителям на производственные нужды, нa уровне средних затрат с

минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».

«Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 ис­панская

авиакомпания «Иберия» предлагает авиаперелеты по сни­женным ценам

(придаточное предложение)».

«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы на­дежного внутреннего

и наружного антикоррозийных покрытий (при­даточное предложение) считаем

допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в

Нечерноземной зоне Рос­сийской Федерации (главное предложение)».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что

придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно

относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово,

то непосредственно следует за этим словом. [12]

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо

союза «потому что» в деловых текстах следует упо­треблять союзы «так как»,

«ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что».

Особый тип предложений, свойственных деловой речи, – слож­ные рубрицированные

перечисления, дающие возможность языко­выми средствами формализовать передачу

однотипной информации, например:

«При проработке данного вопроса редакцией были сформулиро­ваны специфические

требования к выделяемому помещению:

оно не должно располагаться на уровне одного этажа;

должно иметь не менее двух залов площадью 35–40 кв. м каждое для размещения

компьютерной техники;

должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2–3 чел. каждый и один зал для

заседаний;

помещение не должно требовать ремонта;

необходим ряд помещений технического назначения».

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член

главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как

правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе

сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства

совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль

предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными

причастными и деепричастными оборота­ми, например:

Вместо:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла,

которые находятся в пользовании УС-2, просим передать О КС»

Рекомендуется:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла,

находящиеся в пользовании УС-2, просим пере­дать ОКС».

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и

деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:

Неправильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных

проектов, которые .финансируются Европейским банком реконструкции и развития,

просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и

российским партнерам, осуществляющим этот проект»

Правильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных

проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим

рассмотреть вопрос о предостав­лении некоторых льгот турецким и российским

партнерам, осуще­ствляющим этот проект».

Неправильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан

нашим институтом, получил высо­кую оценку»

Правильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный

нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие

всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо

– субъект действия, и ни в коем слу­чае – с объектом.

Неправильно:

«Говоря о городе, он развивается нормально»

Правильно:

«Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

Неправильно:

«Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высо­кий процент

внедренных разработок»

Правильно:

«Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий про­цент внедренных

разработок». [12]

Типичные языковые ошибки в текстах документов

Ошибки, связанные с незнанием значений слов

К такого рода ошибкам относятся:

- неразличение слов-паронимов (паронимы – близкие по звуча­нию

родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например:

представить и предоставить

гарантийный и гарантированный

командировочный и командированный

поместить и разместить

проводить и производить

оплатить и заплатить и др.

- невнимание к оттенкам значений слов-синонимов (синонимы – слова,

имеющие одинаковое или очень близкое значение); синонимы редко бывают

абсолютно тождественны, как правило, они разли­чаются оттенками значений.

Невнимание к ним, незнание норм лек­сической сочетаемости слов приводит к

смысловым нарушени­ям, например:

- наличие в тексте слов-плеоназмов (плеоназмы – слова, близкие по

смыслу); этот недостаток обычно является следствием неумения выра­жаться

точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значе­ния заимствованного

слова (при соединении слов русского и иноязыч­ного происхождения,

обозначающих одно и то же), например: [4]

бесполезно пропадает

совместное сотрудничество

напрасно пропадает

передовой авангард

практические мероприятия

интервал перерыва

взаимная помощь друг другу

прейскурант цен

памятный мемориал

хронометраж времени

внутренний интерьер

автобиография жизни и др.

Некоторые плеоназмы, однако, приобрели терминологический характер (например:

«информационное сообщение») или характер устойчивого словосочетания

(например: «целиком и полностью»). Подобные сочетания допустимы также и в том

случае, если слово, входящее в словосочетание, изменило свое значение или

приобрело новый оттенок значения, например:

букинистическая книга (в смысле «старинная»)

период времени (слово «период» означает не «время», а «проме­жуток времени»)

монументальный памятник («монументальный» – в значении «крупный»,

«величественный»);

наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникаю­щей, если

соседствуют однокоренные слова, например:

«Достижения, которых достигло предприятие...»; «следует учи­тывать следующие

факты...»; «данное явление проявляется в ...».

Повторение однокоренных слов допустимо, если повторяемые слова являются

единственными носителями значений, например:

«Следственными органами расследовано...»;

многословие, или речевая избыточность, т.е. употребление слов и

словосочетаний, несущих излишнюю информацию, например:

Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажир­ским транспортом»

Надо: «Тарифы на проезд городским пассажирским транспор­том»

Вместо: «Программа мер по поддержке деятельности ветеран­ских организаций»

Надо: «Программа поддержки деятельности ветеранских органи­заций»

Вместо: «Было установлено, что существующие расценки завы­шены»

Надо: «Было установлено, что расценки завышены».

Вместо: «В своем выступлении он указал на отдельные недостат­ки»

Надо: «В выступлении он указал на отдельные недостатки»;

употребление в одной фразе слов с противоположными значе­ниями, часто

взаимоисключающими, например:

«Идея продуктовых заказов разрабатывалась совместно с от­ветственными

работниками Мэрии, и товаров вполне хватает, что­бы обеспечить малоимущих

горожан минимумом необходимых продуктов» (если товаров «вполне хватает», то

почему «миниму­мом»? Следует писать: «товаров достаточно, чтобы обеспечить

минимумом»);

пропуск слов, особенно отглагольных существительных типа: организация,

осуществление, обеспечение, проведение, утверждение и др., например:

Вместо: «Проведение эксперимента по питанию школьников»

Надо. «Проведение эксперимента по организации питания школьников»

Вместо: «О Программе социальной защиты малообеспеченных категорий граждан»

Страницы: 1, 2, 3, 4