Реферат: Язык делового общения

чтобы термин был понятен как автору, так и ад­ресату. Если у автора письма

возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина,

что можно сделать не­сколькими способами:

- дать официальное определение термина;

- расшифровать его словами нейтральной лексики;

- убрать термин и заменить его общепонятным словом или выра­жением.

Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности,

связанные, как правило, с незнанием их значений или иска­жением структуры

термина. Трудности в употреблении терминов свя­заны еще и с тем, что

терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в

постоянном изменении: меняется со­держание уже существующих понятий,

возникают новые, часть поня­тий устаревает и обозначающие их термины выходят

из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при

сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом

конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если

одно и то же понятие обозначается несколь­кими терминами, возникает синонимия

терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например,

термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или

частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно

обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо

обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как

«дого­вор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным

синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудо­вом

законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском

законодательстве двусторонние и многосторонние сдел­ки называются договорами;

во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а

договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное

соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более

терминов совпадают по звучанию, но различаются значения­ми, то есть

обозначают разные понятия. Явление это, однако, в преде­лах одной

терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут воз­никать термины,

относящиеся к категории ложно ориентирующих, противоречащих сущности

обозначаемых ими понятий.

Профессионализмы – слова, возникающие в двух случаях: когда специальная

область деятельности не имеет своей терминологии (на­пример, охота,

рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным

заменителем термина (например: трансплантация – пересадка, карданное

устройство – кардан и др.). Область употребле­ния профессионализмов – это,

как правило, устная речь, их использо­вание в деловой документации крайне

нежелательно. [1]

Профессиональная жаргонная лексика – это форма профессио­нального

просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др.

Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой

речи, но и в официальной устной речи. [12]

Употребление устаревшей лексики

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы.

Архаизм – слово или словосочетание, вышедшее из употребле­ния и потому

воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канце­лярист, писарь, челобитная,

мемория и др.).

Историзм – разновидность архаизма – слово или словосочета­ние, обозначающее

предмет, вышедший из употребления: черниль­ница, пресс-папье, пенсне и др.

Употребление таких слов в управленческой документации недо­пустимо, их

следует заменять современными словами и оборотами: [12]

Употребление неологизмов

Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предме­ты, делятся на две

группы: неологизмы, ставшие терминами и нео­логизмы-профессионализмы или

слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа

должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или

называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существова­ние в деловой речи.

Это слова типа: спутниковая информация, авто­салон, пресс-секретарь,

муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употреб­ление в

официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует упо­треблять слово

«объявление», вместо «изжитие» – «исключение», «ликвидация», вместо «ротация»

– «довыборы», вместо «санирова­ние» – «оздоровление» и т.п. [8]

Употребление заимствованных слов

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков

мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми поня­тиями и предметами.

Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности.

Наиболее типичная ошибка – излиш­нее употребление иноязычных слов вместо уже

существующих для обо­значения понятий привычных слов, например: [8]

«пролонгировать» вместо «продлить»;

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный».

Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент,

употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

Употребление слов с «универсальным» значением

Особенность делового стиля – употребление так называемых универсальных слов –

слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются

многозначными, что позволяет упо­треблять их в различных контекстах вместо

точных смысловых опре­делений, например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные рабо­ты по

реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно

означает, что работы ведутся медленно, нерит­мично, неорганизованно, словом,

– плохо).

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе форми­рования парковой зоны

на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает:

неполно, неточно, пред­взято). [12]

Если в других стилях языка употребление таких слов воспри­нимается как

нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой.

Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель

которой – изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как

положительной или нега­тивной.

Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и

письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий

используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения

(аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части

составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и

др.; графические сокращения – применяемые в письме сокращен­ные обозначения

слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др. [11]

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные

слова. Графические сокращения словами не явля­ются, применяются только на

письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббре­виатур):

Инициальные сокращения – сокращения, образованные из началь­ных букв слов,

обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на:

- буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

- звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ,

ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

- буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам,

часть – звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам­пред, Москомзем,

Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;

Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного

слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет,

рембаза;

Усечения: зам., зав., спец., пред.;

Телескопические сокращения (образованы из начала и конца со­ставляющих слов):

рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько типов графических сокращений:

Точечные: стр. – страница, др. – другие, т.п. – тому подобные, см. – смотри,

эт. – этаж, ул. – улица и др.;

Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин;

Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.;

Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физиче­ские величины:

т, кг, см, л);

Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северо­западный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если

обозначают индивидуальные названия органи­заций, учреждений, предприятий,

например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением

собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП,

СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если об­разованы от имени

собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ –

Российская академия управления, но: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из на­чальных букв и

усеченных слов, пишутся в первой части – заглавны­ми буквами, во второй –

строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из

усеченных слов (или полного сло­ва) и во второй из начальных букв пишутся в

первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя

собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает

нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть –

за­главными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое

сокращение не должно оканчиваться на гласную. [10]

Допускается употреблять только общепринятые графические со­кращения,

зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Графические

сокращения во множественном числе, как прави­ло, не удваиваются, исключение

составляют: гг. – годы, пп. – пунк­ты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращения­ми: не рекомендуется

применять несколько графических сокраще­ний в коротком отрезке текста,

например:

«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отклю­чение секционного

ВМ».

При включении в текст документа сокращения следует тщатель­но проанализировать:

- удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

- не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокра­щением для

обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы,

организации, торговым наименованием и др. [10]

Во всех остальных случаях следует включать полную форму сло­ва наряду с

сокращением.

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул –

устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в

неизменном виде. Наличие их в дело­вой речи – следствие регламентированности

служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической

ограничен­ности деловой речи:

«Сообщаем, что в период с ... по ...»

«Установлено, что в период с ... по ...»

«Сообщаем, что по состоянию на ...»

«Акт составлен комиссией в составе: ...»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»

«Направляем Вам, согласованный с ...»

«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»

«Проверкой установлено, что ...»

«Выражаем глубокую признательность за ...»

«Считаем целесообразным ...»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой ...»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности ...»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»

«Просим Вас изыскать возможность ...»

«Принимая во внимание, что ... , просим ...» и др. [8]

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в

однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают

как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает

достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его

видовую принадлеж­ность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагает­ся на...»

Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение

употреблять языковые формулы. Выражая типовое содер­жание, языковые формулы

обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают

время на подготовку текста и его восприятие. [8]

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято

называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется

последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном,

например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления,

вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и

административных зданий (род. п.)».

«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.)

конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Мэрии

Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».

«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом про­ект номенклатуры

дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род.

п.)».

Широкое использование таких конструкций, видимо, объясня­ется тем, что в

деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с

другими стилями, исключение предло­гов позволяет сделать структуру

предложения более прозрачной и легче воспринимаемой. [4]

Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи – ограниченная со­четаемость слов,

проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с

Страницы: 1, 2, 3, 4