Реферат: Информатизация

Реферат: Информатизация

Российский университет дружбы народов

______________________________________

Реферат по делопроизводству

на тему

как средство повышения эффективности делопроизводства

Выполнила:

Харахаш Анна гр ЭМ-101

Проверила: Цандарян А.Р.

Москва 2002 г.

Вступление

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой

гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям

работы является непременным условием повышения эффективности управленческого

труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой

деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную

обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых

документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы

позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно

повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение

документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на

диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть

выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации

(учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения.

Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы

возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача

может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом

подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью.

Необходимым условием функционирования такой системы, является существование

потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с

такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая

государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь

разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в

разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость

прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с

помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ

ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в

таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной

обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие

в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть

Офисная техника

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса.

Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности

труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства,

облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая

компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь

технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства

административно-управленческой связи.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства,

технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от

карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические

средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных

бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения,

транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства,

применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-

технических работ.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила

умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщенной

именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в

40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% -

бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных

компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом

в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% -

на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов,

сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего

времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной,

ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства

и административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств

офисной оргтехники.

ДОКУМЕНТОВ

2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Пишущие машинки

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более

вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они

еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей

стоимости по сравнению с компьютерами.

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в

работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при

нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12).

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют

еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн.,

Евмолпия - 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным

автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя

(электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В

этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты, шаблоны,

адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в

память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из

памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять

адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки

могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования

печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода

необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных

компьютерных редакторов.

Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и

механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся:

пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы

(Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего

тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования

стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для

впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на

чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов

и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные

рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные

машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с.

"Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена

шрифтов, они более бесшумны.

Организационные автоматы

Это загрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств,

предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и

изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя

быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства,

микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих

машинок.

Диктофонная техника

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в

качестве промежуточного звена регистрации информации при создании

машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на

составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и

последующей печатью с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной

подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных

машинописных работ в организациях целесообразно создавать

диктофонномашинописные бюро.

2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка,

библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек,

конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального

перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и

непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах

(поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и

захвата груза.

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по

пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие

пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с

автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост",

например, имеет 18 модификаций.

Пример. Пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром

45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П",

"Магистраль" такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта "Аэротранс"

пересылает грузы до 500 г.

2.3 СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы

локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов,

заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная

машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки

фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся

либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке

штемпелейшаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в

разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются

специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для

распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах

печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы

оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы

платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое

рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах

коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от

небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного

покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке,

в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или

на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка.

Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов,

меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки

(сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их.

Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного,

типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей

устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность

фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления

брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и

электрифицированные сшиватели бумаг.

Пример. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки

формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до

1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR

скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия

пол скоросшиватель.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки)

отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг,

брошюр и тп.

3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных

проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях

трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения

документов используются специальные технические средства. Дня получения

небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться

средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании

(более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой

полиграфии).

Электрографическое копирование. Электрографическое (электрофотографическое,

ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее

распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка

копировального оборудования составляют электрографические копировальные

аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий,

получаемых в мире.

Пример 7.5. Отечественные ЭГКА: ЭРА. РЭМ, ЭФКА, ЭР-11, ЭР-12. Лучшие

зарубежные образцы: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, Sharp

SF-7800, Canon NP-6020 и др.

Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования

(десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной

достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через

термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество,

небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага. Используются

аппараты: Молния, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 и др.

Фотографическое копирование. Этот способ копирования - самый давний. Он

обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов

и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения

копии. Важная, весьма распространенная разновидность фотографического

копирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании

Страницы: 1, 2