Большая База Данных Рефератов - Особливості використання інформаційних технологій в документознавств

Особливості використання інформаційних технологій в документознавств

p align="left">Лінгвістичне забезпечення - це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування людини і комп'ютера.

Розділ 2. Особливості використання ІТ в документознавстві
2.1. Використання ІТ в документознавстві
Розвиток інформаційної діяльності, вихід до інформаційних мереж світової інформаційної інфраструктури, обмін інформацією, створення зведених електронних каталогів, корпоративних інформаційних мереж значно розширює спектр прикладного використання автоматизованих документно-інформаційних систем, робить їх застосування міждисциплінарним напрямом, необхідним для вивчення спеціалістами, які працюють з інформаційними ресурсами науки, культури, освіти, сфери підприємництва.

Технологія баз даних посідає особливе місце в теорії і практиці автоматизованих банків інформації, яка включає частину розділів і термінологію із суміжних галузей інформатики.

В теорії автоматизованих банків інформації окрема увага приділяється документальним інформаційно-пошуковим системам, які широко використовуються в інформаційному забезпеченні науковців, спеціалістів, управлінських працівників. Документальні системи мають об'єктом пошуку документ (його бібліографічний опис, анотацію, реферат, повний текст), і маючи багато спільного з фактографічними системами, тобто такими, у яких здійснюється пошук різноманітних числових характеристик, фактів, даних, мають ряд суттєвих відмінностей і специфічних вимог, які стосуються стандартизації наданої в них інформації і вимог до програмних засобів.

Проектування баз даних є складним творчим процесом, успішне здійснення якого вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних прийомів розумової діяльності - аналізу, синтезу, порівняння, абстрагування й узагальнення. Для успішного, свідомого і творчого використання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних, спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володіння прийомами роботи з певним програмним засобом. Унікальні можливості як з практичної, так і з дидактичної точки зору для отримання знань про принципи, на яких ґрунтуються сучасні автоматизовані технології створення документальних баз даних, набуття навичок проектування і використання документальних баз даних (зокрема бібліографічних і повнотекстових), відпрацювання навичок стратегії пошуку з використанням логічних (булевих) операторів, моделювання зведеного електронного каталогу інформаційних ресурсів за допомогою файла обміну ISO 2709, має система CDS/ISIS, яка була спеціально створена і поширюється ЮНЕСКО.

Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб обробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутна відмінність між комп'ютером і комп'ютерною програмою, з одного боку, та інформаційною системою - з іншого. ПК і програми для них - технічна база, інструментальні засоби та матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують устаткування для зберігання і виготовлення інформації. Комп'ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами керівництва по обслуговуванню, які управляють роботою комп'ютерів. Але комп'ютери є тільки частиною інформаційної системи.

Важливе місце у інформаційних технологіях документознавства посідають технічні засоби: копіювальна техніка, сканери, принтери, ксерокс тощо. Фахівкець з документознавства має оволодіти всіма можливими технічними засобами для збирання, накопичення, передавання, опрацювання та використанням інформаційних ресурсів і застосовувати комплексно. Але ж за таких умов діловодний процес з документами набуває ефективності в галузі.

Переважна більшість копіювальних апаратів працює за однаковим принципом дії. Основними складовими копіювального апарата є: скляний стіл, дисплей (панель керування), пристрій для розміщення паперу (лоток, касети чи ліфт), елементи вилучення запнутого паперу (ручки, важелі, кнопки). Оригінал лицевою стороною донизу розміщують на скляному столі і накривають кришкою. Копіювальні апарати використовуються для розмноження документа.

Сканером називається пристрій, який забезпечує можливість вводити в комп'ютер двомірне зображення. Перші сканери допускали вводити тільки чорно-білі зображення. Використання сканерів для введення в ПК текстової і графічної інформації має, як мінімум, семирічну історію.

Нове покоління таких систем забезпечує можливість за один прохід переглядати текст, додавати коди управління форматом, виконувати розбиття на сторінки, перевіряти правильність написання тексту, видавати майже готові файли. Усе це здійснюється у фоновому режимі роботи ПК.

Переважну більшість сканерів використовують для підготовки і видання різних інформаційних матеріалів, тобто користувачі зацікавлені, в основному, вартістю (ціною) опрацюванню зображень і текстів.

Сьогодні принтери - найбільш масове сімейство комп'ютерної периферії, яке за кількістю у багато разів перевищує всі інші периферійні пристрої. Принтер підтримує єдиний стандартний шрифт, а моделі з використанням змінних поворотних головок, наприклад, типу "ромашка", часто вимагали для зміни шрифту складних операцій.

Сучасні принтери цієї групи передбачають роботу з форматами паперу А4 (вузька каретка) або А3 (широка каретка), різні способи подачі паперу, друкують на прямому і зворотному ходах каретки, мають зручний інтерфейс користувача. Останнім часом стали популярними компактні вертикальні моделі, що економлять місце на робочому столі.

При використанні технічних засобів та програмного забезпечення у документознавстві надає змогу опрацювати на високому рівні інформацію, включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети, надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами та з мінімальними затратами отримати кінцевий продукт.

2.2. Дослідження ІТ в мережі Інтернет / Інтранет
Мережа Інтернет, за визначенням спеціалістів, це набір технічних засобів (комп'ютерів і засобів зв'язку), стандартів і домовленостей, які з 1970 року дозволяють підтримувати зв'язок між комп'ютерними мережами в світі. Він являє собою павутину невпорядкованих зв'язків, які взаємно пересікаються через супутникові, оптико-волоконні, телефонні та радіорелейні канали, що об'єднують мільйоні комп'ютерів в світі.

Розглянемо в ретроспективному плані роль і місце мережі Інтернету у складі сучасних інформаційних технологій. Методи і засоби обробки інформації матеріалізуються і надходять до користувача персональної ЕОМ у вигляді так званих інформаційних технологій, тобто сучасних видів інформаційного обслуговування, організованих на базі засобів обчислювальної техніки та зв'язку. На всіх етапах розвитку суспільства інформаційні технології забезпечували обмін інформацією між людьми, колективами, відображали відповідний рівень й можливості систем реєстрації, збереження, обробки та передачі інформації в різних сферах діяльності людства. Найважливішими історичними етапами розвитку інформаційних технологій є писемність, винахід книгодрукування, використання пошти, телефону, телеграфу, телебачення. Особливе місце в розвитку інформаційних технологій посідають комп'ютери, електронна пошта, широке використання мережі Інтернету, які забезпечують не тільки змістовну обробку інформації, а й передачу текстових, мультимедіа (графіка, відео, звук) та інших матеріалів практично на будь-які відстані в реальному масштабі часу [10, с.30].

Основу сучасних інформаційних технологій становлять три технічні досягнення: поява нового середовища накопичення інформації (магнітні та оптичні диски); розвиток сучасних засобів зв'язку, зокрема супутникові; постійне вдосконалення комп'ютерів і програмного забезпечення для автоматизованої обробки та передачі інформації в реальному масштабі часу.

Перш ніж перейти до розглядання конкретних послуг (сервісів) мережі Інтернету, необхідно провести їх класифікацію. Найбільш придатним для класифікації послуг мережі Інтернету є їх розподіл за часовим засобом отримання інформації: на прямі послуги та відкладеного читання. Ці умовні групи об'єднують сервіси за великим числом ознак. Сервіси, які належать до класу відкладеного читання, найбільш поширені та універсальні і мають найменше вимог до ресурсів комп'ютера та ліній зв'язку. Основна ознака цієї групи полягає в тому, що запит та добування інформації можуть бути достатньою мірою поділені за часом.

Сервіси прямого спілкування характеризуються тим, що інформація запиту повертається миттєво. Проте одержувачу інформації не потрібна миттєва реакція. Аналогами сервісів прямих та відкладеного читання у послугах звичайної пошти можна назвати відповідно факс та посилку.

Для загального уявлення про можливості Інтернету розглянемо перелік і короткий зміст його сервісу (основних послуг).

Електронна пошта (E-mail) - перша за походженням послуга мережі Інтернету і найбільш ефективна з усіх існуючих. E-mail - типовий сервіс відкладеного читання. Пошта забезпечує передачу текстових повідомлень у межах мережі Інтернету, запам'ятовування її в пам'яті комп'ютера та виведення користувачеві в електронному або паперовому вигляді. За своїм призначенням електронна пошта не відрізняється від звичайної, проте функціонує значно швидше (практично миттєво). Оплата здійснюється за місцевим тарифом навіть за електронні листи, які відправлені кореспонденту в будь-яку крапку земної кулі. Ефективність електронної пошти не можна навіть порівнювати з системою телефонного зв'язку. За даними США в умовах широкої телефонної щільності вірогідність того, що телефонна розмова відбудеться, дуже невелика. Досвід управлінської діяльності свідчить, що більше половини викликів (56%) не потребують негайної реакції керівника, 29% із них можна відкласти до кінця дня, а 27% - до наступного дня. В той же час 60% телефонних викликів створюють в роботі перешкоди в тому розумінні, що перервана ними робота є суттєво важливою у порівнянні з телефонною розмовою [14, с.373].

Телеконференції (UseNet - мережеві новини) - другий (за електронною поштою) найпоширеніший сервіс мережі Інтернету. UseNet - також типовий сервіс відкладеного читання. При цьому забезпечується централізований збір інформації за визначеною тематикою та надання її в розпорядження користувача мережі.

Найважливішими можливостями мережі Інтернету є надання послуг, які пропонують користувачеві доступ до численних інформаційних ресурсів світу.

До основних послуг мережі Інтернет такого класу належать:

Програма забезпечення дистанційного доступу до віддаленого комп'ютера (Telnet). При цьому користувач за допомогою свого комп'ютера має можливість працювати з програмами, розміщеними в пам'яті віддаленого комп'ютера в Інтернеті.

Протокол передачі файлів (FTP). За його допомогою користувач Інтернету може знайти в мережі необхідні для його професійної роботи програми, скопіювати їх та використати в своїй практичної діяльності.

Розподілена система структурованої інформації (Gopher). Gopher передбачає роботу з системою вкладених меню, наприкінці котрих знаходяться файли різних типів (прості тексти, звук, графіка та ін). При його застосуванні до публічного доступу експортуються файли з інформацією, але не у вигляді файлової системи (як в ftp), а у вигляді анотованої деревовидної структури.

Гіпертекстова система з елементами мультимедіа (World Wide Web або WWW - всесвітня павутиння). WWW - найпопулярніша й найцікавіша послуга Інтернету, котра за запитом користувача може посилати на його комп'ютер документи з різним поданням інформації (тексти, у тому числі і гіпертексти, музику, графіку, тривимірні об'єкти та ін). Причому посилання вказують не тільки на специфічні для самої WWW документи, а й на інші інформаційні послуги Інтернету: протокол передачі файлів (ftp), мережеві новини (UseNet), електронна пошта (E-mail) та ін. WWW є типовим представником прямої послуги, яка обумовлює практично миттєве повернення інформації з Web-серверів [10, с.92, 94].

Програма Microsoft Internet Explorer є одним з найбільш поширених веб-браузерів, тобто програм, призначених для перегляду веб-сторінок. Для запуску програми треба двічі клацнути мишкою по іконці або вибрати Internet Explorer в стартовому меню Пуск / Программы. В результаті відкриється вікно програми.

Розглянемо призначення меню і основних панелей інструментів програми. Зазначимо, що типи панелей інструментів, а також склад і вигляд кнопок можна змінювати, вибравши опцію Настройка в меню Вид / Панели инструментов або скориставшись контекстним меню, що викликається натисканням правої клавіші мишки на панелях інструментів.

Використання мережі Інтернет - и WWW-технологій у корпоративній мережі, ізольованій від мережі Інтернет, називається мережею Інтранет - мережі, що отримали все більш широке розповсюджування, складаються з внутрішньо-корпоративних Web-серверів, доступ персоналу до яких організований через глобальні мережі. Як правило, інформація в середині окремої організації розподілена на багато комп'ютерів і зберігається у вигляді різних файлів, звітів і повідомлень електронної пошти. Як правило доступ до всієї інформації не організовано. Тому багато організацій створюють мережі Інтранет із внутрішніми Web-серверами, щоб полегшити своїм працівникам доступ до різноманітної інформації. Завдяки зв'язкам з корпоративними базами даних, файл-серверами та архівами документів Web-сервери надають працівникам компанії найрізноманітнішу інформацію через один інтерфейс, добре знайомий Web-браузер. Декілька перших сторінок є гіпертекстовими зв'язками із усіма іншими даними та видами документів. При роботі в корпоративній мережі насамперед необхідно знати ім'я файлу, що містить необхідну інформацію. Для досвідчених користувачів пошук та спільне використання файлів в мережі стає чимось схожим на засвоєння другої професії, та навіть для них задача важка, коли хтось пре назве файл, змінить його вміст чи перемістить в інше місце. Для недосвідчених же - намагання знайти таку втрачену інформацію викликає роздратування і частіше за все це закінчується невдачею. Щоб їх насправді влаштовувало так це - сторінка тексту на екрані, що описує явища, що відбуваються в системі, яка підказує у процесі переміщення з одного пункту мережі до іншого місцезнаходження та вміст файлів.

Аби полегшити пошук інформації за ключовими словами, не винесеними в гіпертекстові посилання, фірма Digital Equipment випустила версію прогарами AltaVista для персональних комп'ютерів, що надає можливість застосовувати цей потужний та ефективний пошуковий механізм в мережі Інтранет. Переваги та недоліки мережі Інтранет - технології виходять з особливостей, закладених при створенні WWW-технологій: використання гіпертексту забезпечує зв'язаність різнорідної інформації; браузер (клієнтська програма WWW-сервера) надає єдиний більш простий інтерфейс користувача. Корпоративна мережа Інтранет - прекрасна платформа для публікації інформації всередині підприємства чи установи. Web-броузер доступний практично для будь-якої клієнтської системи. Web-сервери не потребують апаратних засобів такої великої потужності, як наприклад, класичні пакети для групової роботи типу LotusNotes. Існує обмежений вибір засобів прив'язки Web-серверів до баз даних та іншим допоміжним системам. Офісні документи використовуються у вигляді текстів, електронних документів, планів тощо. Доступ до цієї інформації може бути забезпечений або в режимі читання, або повний доступ з можливістю редагування в тому середовищі, де документ був створений. Розповсюджування інформації відбувається методом опитування каналів, нерідко необхідна "підписка" на потрібні новини. Бази даних не мають прямої підтримки в мережах Інтернет / Інтранет. Доступ та ведення БД відбувається через серверні чи клієнтські додатки. При цьому запити на пошук та введення даних оформляються у вигляді HTML-форм.

Мережа Інтранет - це поєднання апаратних засобів, технології та програмного забезпечення разом. Мережа Інтранет - дещо інше. Якщо в організації є мережа Інтернет, то все, що необхідно для побудови мережі Інтранет уже є. На справді мережа Інтранет подібне побудові індивідуального інтелекту - це одночасно і локальна мережа, і система “клієнт - сервер”, й персональний комп'ютер - словом, все те, що і раніше використовувалося в різноманітних організаціях для роботи з інформацією.

Отже, це можливість побудувати організацію на інформаційному рівні і надавати цю інформацію всім, кому необхідно. Коли працівник знає те, чим займається установа, яка стратегічна система технічного бачення установи, які принципи керівництва, то він може більш ясно зупинитися на власному вкладі в загальну справу. Для забезпечення цієї надійності дуже актуальні проблеми інформаційної безпеки, оскільки можливе її витікання. Мережа Інтранет не тільки програма обміну поштою. Фактично, це альтернатива електронної пошти Внутрішня мережа надає надійні, багаті різноманітними властивостями прикладні програми, які поділяють чотири основні стандартні послуги мережі управління директоріями, електронною поштою, файлами і друком.

Висновки
Курсова робота мала за мету виявлення особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві, технологічні умови, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу та важливу роль мережі Інтернет в цій галузі. Розглянуто поняття інформаційних технологій, етапи їх розвитку, особливості використання мережі Інтернет / Інтранет в документознавстві.

Шляхом дослідження визначено, що в галузі документознавства при використанні інформаційних технологій у комплексі документ набуває кінцевого результату лише з широким впровадженням сучасних комп`ютерних технологій, локальних та глобальних комп`ютерних мереж Інтернет / Інтранет.

Зрозуміло, що сучасний фахівець з документознавства має володіти: системою знань, умінь, навичок, методологією збирання, накопичення інформації, опрацювання, зберігання., подання, передавання і використання інформації; володіти різноманітними видами інформаційного пошуку від найдавніших, традиційних до найсучасніших операційних систем Windows; уміло використовувати інформаційні ресурси для отримання потрібної інформації.

Вагомим засобом підвищення продуктивності роботи з документами є введення інформаційних технологій в систему роботи з документознавства. Всі етапи діловодного процесу мають бути механізованими, автоматизованими та комп'ютеризованими. Інформаційний процес на всіх етапах підготовки документів, а саме при копіюванні, при оперативному зберіганні, при транспортуванні мають бути узгодженими, що надає користувачу можливість об`єднати їх в єдину систему.

Розглянувши інформаційні технології з теоретичної точки значення прийшли до висновку, що і у сучасному стані ІТ в документознавстві мають перспективи розвитку в суспільстві при використанні сукупності методів і способів одержання, обробки, подання інформації, спрямованих на зміну її стану, властивостей, форми, змісту й здійснюваних в інтересах користувачів.

Етапи розвитку інформаційних технологій найбільш яскраво простежується на процесах зберігання, транспортування й обробки інформації.

Сучасний етап характеризується широким впровадження у різних сферах електронних офісів, що виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Усі програмні продукти Microsoft Office не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках вирішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних технологій в документознавстві. До теперішнього часу вона пройшла кілька етапів, зміна яких обумовлювалася головним чином розвитком науково-технічного прогресу, появою нових технічних засобів технології опрацюванні інформації. У сучасному суспільстві основним технічним засобом опрацюванні інформації служить персональний комп'ютер, що істотно вплинув як на концепцію побудови та використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп'ютера в інформаційну сферу й застосування телекомунікаційних засобів зв'язку обумовили новий етап розвитку інформаційної технології.

Дуже важливою властивістю інформаційної технології є те, що для неї інформація є не тільки продуктом, але і вихідною сировиною. Особлива роль приділяється всьому комплексу інформаційної технології і техніки в документознавстві.

Безсумнівною перевагою інформаційної технології в документознавстві є застосування мережі Інтернет / Інтранет. Застосування технічних засобів при відтворенні документу надає можливість у сфері документознавства користуватися у повному обсязі інформаційними технологіями.

Список використаної літератури
Пішеніна Т.І. Інформаційне забезпечення управління та реферування [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / Пішеніна Т.І., Шаповал О. Ф.; За наук. ред. О.Б. Бутник-Сіверського - К.: Вид-во "Університет "Україна", 2006. - 278 с.

Інформатика і комп'ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. /Уклад.: Н.М. Наумова та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.

Сорока П.М. Інформаційні системи і технології у фінансах [Текст]: Навч. Посібник для дистанційного навчання // За редакцією д. е. н., проф. П.А. Лайка. - К.: Вид-во Університету “Україна”, 2005. - 260 с.

Кулешов С.Г. Управлінське документознавство [Текст]: Навчальний посібник. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение [Текст]: Учеб. для вузов. - 5-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2004. - 459 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. - 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. - 384 с.

Ракитов А.И. Информационное общество, информатизация [Текст]. - М., 2001. - 286 с.

Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів [Текст] / Н.М. Кушнаренко, Удалова В. К.: Підручник. - К.: Вікар, 2004. - 28 с.

Кулаков Ю.О. Комп'ютерні мережі [Текст] / Ю.О. Кулаков, Г. М Луцький. . - К.: Юніор, 2003. - 396 с.

Мельник І.В. Інформаційні системи та мережі [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навчання. - К.: Ун-т, 2005. - 260 с.

Бохан В.Г. Організаційна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навч. - К.: Ун-т “Україна”, 2004. - 192 с.

Зеленський К.Х. Системи управління базами даних [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / К.Х. Зеленський, В.М. Ігнатенко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 245 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001. - 384 с.

Наумова Н.М. Інформатика і комп'ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. / Уклад.: Наумова Н.М. та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.

Страницы: 1, 2, 3

Меню

Особливості використання інформаційних технологій в документознавств