Інтернет як засіб ділового спілкування і комунікацій

Поштова скринька необхідний атрибут сучасного користувача інтернету. На більшості сервісів інтернет, для повноцінного доступу до них, передбачається реєстрація користувачів і, як правило при реєстрації потрібно вказувати діючий е-майл. Для створення поштової cкриньки необхідно скористатись одним із безкоштовних поштових сервісів:

Зарубіжні поштові сервіси: Gmail, Hotmail,Yahoo та інші.

Gmail (від Google Mail, вимовляється «джі-мейл» або «гмейл») -- безкоштовна послуга електронної пошти від американської компанії Google. Надає доступ до поштових скриньок через веб-інтерфейс і по протоколам POP3 та SMTP. Gmail почав працювати 1 квітня 2004 року. Раніше для створення поштової скриньки треба було отримати запрошення від того, у кого вже є поштова скринька Gmail, або, для жителів США, підтвердження особи через текстове повідомлення SMS. На даний момент реєстрація відкрита для жителів багатьох країн, зокрема і для України.

Наразі сервіс пропонує для зберігання пошти більше 7 гігабайт простору, і це число постійно збільшується з 1 квітня 2005 року, коли, на честь річниці запуску послуги, доступний об'єм був збільшений з 1 ГБ до 2 ГБ. Цей анонс супроводжувався обіцянкою, що Google збільшуватиме пропонований користувачам об'єм, поки той не досягне теоретичної межі (нескінченність). Зараз в Google говорять, що зростання відбуватиметься, поки у них не кінчиться місце на їх серверах. Якщо темпи приросту залишаться незмінними, то об'єм скриньок перевищить 20 ГБ до 2010 року.

Веб-інтерфейс Gmail цілком побудований на браузерній мові програмування JavaScript, що дає незвичайні для веб-середовища можливості, такі як прийом команд з клавіатури, оновлення сторінки без перезавантаження (технологія AJAX), випадаючі списки вибору адресатів.

Можливо також переключитися на інтерфейс, побудований лише на HTML, -- стандартній мові розмітки веб-сторінок, яку «розуміють» практично всі браузери.

В порівнянні з тими поштовими веб-сервісами, що вже стали стандартними, Gmail пропонує ряд особливостей і поліпшень.

· Проглядання обговорень. Основна інновація в Gmail -- це метод категоризації повідомлень, який в Google називають «Conversation View». На відміну від звичайних поштових сервісів, Gmail відстежує окремі «обговорення» -- початкове повідомлення з ланцюжком відповідей на нього.

· Більше 7 гігабайт дискового простору для листів (за станом на 18 червня 2006, об'єм постійно зростає в автоматичному режимі). Проте, розмір одного листа, що приймається або надісланого, не може перевищувати 10 мегабайт.

· Автозбереження. При редагуванні повідомлень кілька разів на хвилину виконується автоматичне збереження «чорнової» копії, для запобігання втраті даних у разі виключення живлення або інших збоїв.

· Розвинений список контактів. Для кожного співрозмовника можуть задаватися фотографія, адреси і телефони. Адреса електронної пошти автоматично підставляється в рядок «кому» по імені користувача, набраного навіть частково.

· «Гарячі клавіші». Прискорюють роботу з додатком. Використання гарячих клавіш в web-додатках -- рідкісна практика, і їх підтримка стала передовим кроком для Google.

· Мітки замість папок. Листи не заносяться в папки, а діляться по категоріях, які користувач може доповнювати і змінювати. Ефективність цього механізму така ж, як і більш традиційного з папками.

· Пошук по вмісту листів і прикріплених файлів. Дозволяє швидко знаходити потрібний лист за ключовими словами, що надзвичайно важливе при великому доступному об'ємі пошти.

· Фільтрація від спаму. Містить фільтр повідомлень, що навчається, який збільшує свою ефективність, якщо користувач позначає листи як спам.

· Програми-клієнти для різних ОС, що повідомляють про прихід нових листів. Це Gmail Notifier, Google Toolbar і Google Talk.

· Підтримка різних мов. Інтерфейс додатку налаштовується на велику кількість мов, що дозволяє сервісу бути інтернаціональним.

· Підтримка RSS. Завдяки ній можна читати листи за допомогою інших RSS-клієнтів, наприклад, з персоналізованних сторінок пошукових сайтів msn.com, yahoo.com і самого google.com, програми Microsoft Deskbar. Це дає можливість перевіряти пошту не підключаючись до web-інтерфейсу.

· Вбудована орфографічна перевірка. Автоматично визначає мову повідомлення і пропонує варіанти написання помилкових слів.

· Вбудований чат. Повідомлення можуть доставлятися не тільки за допомогою поштових протоколів, але і через протокол jabber, завдяки чому користувачі можуть обмінюватися миттєвими повідомленнями

Російські поштові сервери: Mail.ru, Pochta.ru, Yandex.ru

Українські поштові сервери: Online.ua, Ukr.net, Bigmir.net

Online.ua фаворит серед вітчизняних сервісів безкоштовної електронної пошти. Поштовий сервіс доступний через українську точку обміну трафіком UA--IX, розмір поштової скриньки до 2Гб, відсутність нав'язливих банерів в інтерфейсі, захист від спаму та вірусів забезпечують програми “Лабораторії Касперського”.

Відкривши в браузері одну із вказаних адрес, знайдіть область, яка відповідає за електронну пошту (зазвичай це поля: ЛОГІН, ПАРОЛЬ та кнопка ВХІД). В даній області має бути посилання виду: Реєстрація, Зарегистрироваться, Создать ящик, Получить адрес... Перейшовши за даним посиланням Ви потрапите на сторінку реєстрації користувача (створення аккаунту). Кожна система має свою унікальну реєстраційну форму. Спробуємо описати найбільш загальні поля кожної з них. Зверніть увагу, що більшість полів є обов'язковими для заповнення, як правило їх відмічають червоною зірочкою.

ЛОГІН -- пишеться лише англійськими літерами, без пробілів, з використанням символів: . , _ # ^. Повинен бути унікальним. Такі прості логіни, як Andry, Natali вже давно зайняті іншими користувачами. Ми радимо Вам скласти логін як комбінацію власного прізвища та імені.

ПАРОЛЬ та ПІДТВЕРДЖЕННЯ ПАРОЛЮ -- пароль повинен містити не менше 6 англійських символів, бажано вживання верхнього та нижнього регістрів, а також цифр. Не вживайте у якості паролю логін, своє прізвище, дату народження, вживані слова. Найкращим для запамятовування є набір українського слова, з великою літерою і цифрою в кінці або на початку при ввімкненій англійській розкладки клавіатури. Наприклад, Кіровоград2008 при англійській розкладці дасть такий пароль Rshjdjuhfl2008.

КОНТРОЛЬНЕ ЗАПИТАННЯ та ВІДПОВІДЬ на нього. Запитання (яке ви обираєте чи вводите самостійно) та правильна відповідь на нього потрібні на той випадок, якщо Ви забудете пароль.

АНКЕТНІ ДАНІ (інформація особистого характеру). До них входять ПІП, дата народження, місце проживання, освіта, професія, інтереси та інші поля.

КОД ПІДТВЕРДЖЕННЯ - набір букв чи цифр спотворених таким чином, щоб їх не міг розпізнати комп'ютер. Вам потрібно розпізнати вказані символи та ввести їх у відповідне поле. Цей засіб використовується для запобігання автоматичної реєстрації і боротьби із спамом.

Після введення всіх полів внизу форми шукаємо кнопку Реєстрація, Создать ящик чи подібну. Якщо реєстраційні дані пройдуть перевірку Вам відкриється сторінка-поздоровлення з успішною реєстрацією. Якщо ж були допущені помилки, то Вам запропонують їх виправити. Зверніть особливу увагу на те, що після кожного виправлення пароль та код підтвердження потрібно вводити знову.

Щоб скористатися поштовою скринькою потрібно в браузері відкрити Ваш поштовий сервіс, знайди область, яка відповідає за електронну пошту, ввести логін та пароль користувача під якими Ви реєструвалися та натиснути Enter або кнопку ВХІД.

Як і звичайна пошта, вона дозволяє звернутися до незнайомих осіб, але тільки один раз і без гарантій відповіді. Повторне звернення до незнайомих особі може розглядатися як спам. Виняток становлять службові звернення до посадових осіб за поштовою адресою організацій. Але й у цьому випадку треба стежити за тим, щоб повторні звернення були не занадто частими. Мінімальна періодичність - одна тиждень. Максимальна - один місяць. Всередині цього діапазону вибирайте періодичність звернень у відповідності зі своїм поданням про завантаженість організації.

За особистою адресою електронної пошти можна звертатися тільки в тому випадку, якщо ця адреса отримана безпосередньо від респондента або була широко опублікована в пресі або в Мережі. Якщо адреса була отримана від третіх осіб, треба в одному з перших рядків повідомлення повідомити, звідки вона узята.

З часу звернення немає ніяких обмежень. Повідомлення можна відправляти і вдень, вночі, адресат прочитає його тоді, коли йому це буде зручно.

Неетично звертатися по службовій адресі з особистими справами або за особистою адресою зі справами службовими. Стиль повідомлення завжди повинен бути конкретним. Це або запит, або відповідь на запит, або інформація. Якщо це запит, то стиль повинен бути таким, щоб кореспондент міг по можливості обійтися без розгорнутих відповідей. Ідеальний випадок, коли від нього вимагається відповісти «Так», «Ні» або «Поки що не знаю». Якщо це відповідь на запит, бажано зберегти у своїй відповіді текст вихідного повідомлення та давати свої відповіді паралельно до вихідних питань. Якщо інформаційне повідомлення, його варто зробити лаконічним та конкретним.

У тому, що стосується розміру повідомлення, то чим він менше, тим краще. Це особливо важливо, якщо до повідомлення додається поштове вкладення, до якого пред'являються специфічні вимоги з точки зору етикету.

Механізм поштових вкладень відрізняється низьким рівнем безпеки. В якості вкладеного файлу може бути вбудований об'єкт, що володіє певними властивостями комп'ютерних вірусів. На відміну від звичайних вірусів, які спрацьовують тільки при запуску виконуваного файлу, поштові віруси можуть спрацьовувати і при спробі витягти або переглянути вкладення.

Пересилання поштових вкладень - це виняткова ситуація, до якої вдаються тільки в разі крайньої необхідності. Звідси випливає, що при першому зверненні до незнайомих осіб повідомлення категорично не може містити ніяких вкладень. Якщо ви отримали повідомлення від незнайомця в якому є поштове вкладення, негайно видаляйте і повідомлення, і вкладення, не намагаючись щось отримувати або переглядати. Досить велика ймовірність того, що перед вами «поштова бомба». Ніякого збитку від того, що ви видалите щось нешкідливе, не буде, а збиток від спрацьовування «бомби» може бути величезним.

При зверненні до знайомих осіб допустимо використовувати поштові вкладення, але в тексті повідомлення має бути явно вказано, що саме пересилається і навіщо. Якщо поштове вкладення має великий розмір (> 100 Кб у запакованому вигляді), то треба попередньо надіслати запит на дозвіл на його пересилання. У багатьох користувачів поштові програми налаштовані на блокування повідомлень великих розмірів. Якщо такого адресата завчасно не попередити, є ймовірність, що повідомлення до нього взагалі не дійде.

Всі поштові вкладення повинні попередньо проходити архівування. Пересилання поштових вкладень у не запакованому вигляді - свідчить або про технічну малограмотність відправника, або про нехтуванні витратами часу одержувача. Лише файли відносно невеликих розмірів (до 30 Кбайт) можна пересилати в не запакованому вигляді, оскільки для них час, витрачений на архівування, може виявитися більшим, ніж час пересилання.

У службовому листуванні термін підготовки відповіді визначається правилами роботи організації, а в особистому листуванні - правилами етикету. При тривалому листуванні партнери самі вибирають собі періодичність обміну повідомленнями (раз на місяць, два-три рази на рік, по святах і т. п.).

У особисто-діловому спілкуванні і у відповідях на запити є гарне правило - розглядати електронну пошту, як відкладеу телефонну розмову. У таких випадках відповідь треба дати протягом доби, не беручи до уваги вихідні дні. Тобто на повідомлення, яке надійшло у п'ятницю, можна дати відповідь у понеділок. Виключення складають повідомлення з позначкою терміновості, нa них треба давати відповіді негайно, тобто відразу після прочитання.

Не варто відкладати відповідь у зв'язку з необхідністю її підготовки. Краще відповісти чесно, що «Ваше питання опрацьовується, і хоча зараз сказати з цього приводу ще нема чого, відповідь буде дано при першій можливості». Затримка з відповіддю може ставити партнера в двозначне положення. З одного боку, у нього немає впевненості, що його запит дійшов і потрапив в потрібні руки, а з іншого боку, він соромиться звернутися повторно, оскільки це може розглядатися, як спам.

В електронній пошті для передачі емоцій здавна прийнято використовувати спеціальні символьні образи - емотикони. Емотикони утворюються поєднанням звичайних клавіатурних символів. Розглядати їх слід, подумки повернувши зображення на 90°, тобто збоку. Ось приклад деяких емотиконів. Принцип у них простий: двокрапка- це два ока, дефіс - це ніс, а дужка - це рот. Далі маніпулюючи цими символами, представляємо обличчя, що говорить:

:-) - посмішка;

;-) - лукава посмішка;

: - / - іронія;

:-( - печаль;

:-х - мовчання (нема чого сказати);

:-о - нудьга;

:-Р - розіграш;

:-] - зла іронія, сарказм ...

Існує безліч емотиконів. Тут саме головне - не переборщити. Для того, щоб показати те, як сприймаються сумнівні і двозначних висловлювання, достатньо двох-трьох найпростіших емотиконів. Використовувати більшу кількість, звичайно, теж можна, але тільки у специфічній середовищі спілкування клубного характеру.

Крім емотиконів в поштовому листуванні прийнято використовувати деякі загальноприйняті скорочення. Їх теж існує велика сила, і використовувати їх неконтрольовано теж не слід, але розуміти, що вони означають, - не шкідливо. Регулярно використовується порівняно не так багато скорочень. Ось кілька прикладів.

AFAIK as far as I know -- наскільки мені відомо ...

AFAIR as far as I remember -- наскільки я пам'ятаю

AKA also known as -- також відомий як

ASAP as soon as possible -- так швидко, як можливо

BTW by the way -- до речі

IMHO in my humble opinion -- на мою скромну думку

IMO in my opinion -- на мою думку

ІОW in other words -- іншими словами

IMNSHO in my not so humble opinion -- на мою не таку скромну думку (експерт в певній галузі)

FYI for your information -- до вашого відома

FYEO for your eyes only --тільки для вас ...

OTOH on the other hand -- з іншого боку

POV point of view -- точка зору

P.S. post scriptum -- постскриптум (після сказаного)

SOW speaking of which -- говорячи про який

TFHAOT thank for help ahead of time -- завчасно вдячний

WBR with best regards -- з найкращими побажаннями

WBW with best wishes -- з найкращими побажаннями

WRT with respect to -- з повагою до...

NB nota bene -- важлива думка

DIXI (NFC not further comment )-- я сказав, в контексті мені більше нічого сказати з цього приводу

ETC, etc et cetera -- і так далі

Vs. versus -- проти

2 Огляд програм обміну миттєвими повідомленнями (IM -- Instant massages)

Instant messenger, IM -- це програма миттєвого обміну повідомленнями, яка дозволяє обмінюватись інформацією (в основному текстовими повідомленнями) через інтернет.

Основними службами, що підтримують роботу IM є:

· ICQ

· Windows Live Messenger та MSN Messenger

· AOL Instant Messenger

· Yahoo! Messenger

· Jabber-клієнти

· Skype

Страницы: 1, 2, 3