Русский язык и культура речи

• Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синони-мов также может приводить к смысловым нарушениям в тек-стах документов. Так, например, слова построить (стилисти-чески нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высо-кое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как след-ствие этого, имеют разную сочетаемость.
• Обратите внимание на правильное и неправильное упот-ребление этих слов:

ПРАВИЛЬНО построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку	НЕПРАВИЛЬНО возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом

• При употреблении терминов в деловой документации не-обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто-ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель-ным и его значение может быть непонятным, следует прибег-нуть к одному из предлагаемых способов:
• · дать официальное определение термина, например: факторинг - продажа права на взыскание долгов;
• · уточнить, расширить содержание термина словами ней-тральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорны-ми обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сооб-щения с заводом);
• · убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
• Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наибо-лее типичная ошибка - немотивированное употребление ино-язычных слов вместо уже существующих для обозначения по-нятий привычных слов, например:
• эксклюзивный вместо исключительный;
• апеллировать вместо обращаться;
• прерогативы вместо исключительное право и под.
• В документах не должны употребляться слова и выраже-ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.
• Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характер-ны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, рас-ходы по ремонту, центр по подготовке.
• Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, со-держании беседы, разговора, выступления, например: отчи-таться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о но-вой сделке.
• Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае нега-тивных последствий следует употреблять предлог из-за, напри-мер: Благодаря высокой технической квалификации специалис-тов поставленная задача была решена на высоком техничес-ком уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.
• В официально-деловой письменной речи сложились пра-вила расположения определений. Так, согласованные опре-деления (выраженные прилагательными) ставятся перед опре-деляемым словом, а несогласованные (выраженные словосо-четанием) - после него. Например: актуальный вопрос, опто-вый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.
• При сочетании согласованного и несогласованного опреде-лений первое обычно предшествует второму, например: акту-альный всесоюзного значения вопрос.
• При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. На-пример:
• приказ - издается; контроль - возлагается; цена - уста-навливается; задолженность - погашается; рекламация (пре-тензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается); оплата - производится (гарантиру-ется); должностные оклады - устанавливаются; порицание - выносится; договоренность - достигается; кредит выделяется и т. п. - глагольные сочетания; доводы - веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовы-годное, плодотворное, успешное; рентабельность - высокая, низкая; расчеты - предварительные, окончательные и т. п. - именные сочетания.
• При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты-вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред-почтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосход-ной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наи-больший эффект, наименьший результат или сочетание поло-жительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
• В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо дей-ствительных. Например: не мы выполним, а нами будет вы-полнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдатель-ный залог, как правило, используется при необходимости под-черкнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма дей-ствительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сы-рья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопас-ности и т. п.).
• Основное требование к информационному насыщению документа - это целесообразное количество включаемой ин-формации, необходимое и достаточное для реализации комму-никативной задачи - убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю-чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
• Структура текста документа (логическое соединение смыс-ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни-маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй - выводы, просьбы, предложения, решения, распо-ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:
• Направляем подробное описание автоматической системы управления.
• Получение просим подтвердить.
• В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 пред-ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
• Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри-мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку, согласно, следовательно и т. д.
• При составлении деловых бумаг следует учитывать инфор-мационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предло-жении определяется принципом «линейной» подачи материа-ла. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспо-могательная - в начале предложения до сказуемого. В зависи-мости от того, где находится то или иное словосочетание, ме-няется смысл предложения. Например:
• По решению арбитражного суда задолженность необходимо по-гасить до 1 июля 2000 года.
• Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.
• В первом предложении целью высказывания является ука-зание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указа-ние на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
• К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак-теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свой-ства, текстовые обозначения и т. д.
• Сокращения, используемые в текстах документов, подчи-няются определенным правилам:
• 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (сло-восочетание) поразному или писать его в одном месте пол-ностью, а в другом сокращенно.
• 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
• 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за со-бой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
• 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79).
• Речевой этикет в документе. Этикет - установленный по-рядок поведения где-либо. Деловой этикет - это порядок по-ведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюде-ние определенной дистанции между работниками, занимаю-щими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпи-мость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение исполь-зовать в споре аргументы, а не авторитеты.
• В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет - важ-нейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2, 179-180].
• В деловой переписке использование этикетных средств так-же носит регламентированный характер.
• Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
• При обращении к адресату учитываются его служебное по-ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства.
• Наиболее общей формулой обращения, которая может ис-пользоваться независимо от перечисленных факторов, являет-ся:
• Уважаемый господин ...(фамилия)!
• Уважаемая госпожа ... (фамилия)!
• Уважаемые господа!
• Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форму-ла вежливости: С уважением.
• Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
• Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ...
• Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгово-го комплекса ...
• Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового обо-рудования ...
• Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфи-денциального содержания, а также в документах, оформлен-ных на бланках должностных лиц.
• Как подчеркивают специалисты в области делового этике-та, тональность деловых писем должны определять коррект-ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по-слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор-мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то-нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикет-ных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:
• На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и пло-дотворному сотрудничеству.
• 9. Новые тенденции в практике русского делового письма
• Девяностые годы двадцатого века стали периодом значи-тельных изменений в экономике, в области социальных отно-шений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения.
• Новые ситуации делового общения требуют совершенство-вания форм документационного обеспечения. Появляются но-вые виды документов. Лексикон официально-деловой письмен-ной речи пополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем, больше значе-ние придается убеждающей, воздействующей силе делового послания. Происходящие изменения требуют глубокого анали-за и, возможно, станут предметом отдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциями происходя-щих изменений может представлять интерес для тех, кто осва-ивает законы письменного делового общения.
• Юридические и правовые аспекты взаимоотношений меж-ду работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип докумен-тов, является термин контракт (письменный договор, согла-шение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловой пись-менной речи, он не только успешно сосуществует с терминоло-гическими словосочетаниями трудовой договор, трудовое со-глашение в качестве синонима, но и, в известной мере, вытес-няет их из речевого обихода. Понятие контракт шире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение, оно распрос-траняется не только на отношения между работником и рабо-тодателем, но и на торгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Так письменный дого-вор между предприятиями, производящими продукцию, и организациями, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом. В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачных контрактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финан-совые отношения супругов, в частности в случае развода. Та-ким образом, иноязычный термин контракт, получая все бо-лее широкое распространение и являясь многозначным в терминосистеме делового письма, вступает в синонимические от-ношения с русскоязычными терминами данной предметной области. Но всегда ли уместно замещение устоявшихся, при-нятых в данной языковой культуре терминов иноязычными? Каковы причины этих тенденций?
• Вхождение России в систему мировых экономических от-ношений определяет необходимость соответствия отечествен-ной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. Однако среди недавно появившихся ино-язычных терминов таких, например, как оферта (предложе-ние), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т. д. с указа-нием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме - жанр рекламного текста (письмо-презентация), чар-тер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязыч-ные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на-звания давно бытующих понятий и явлений (контракт - дого-вор, соглашение; оферта - коммерческое предложение; прайс-лист - прейскурант). Заимствования первого типа мотивиро-ваны появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа - стремлением приблизиться к мировым стандартам офи-циально-деловой терминологии. Однако именно вторая тенден-ция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насы-щению деловой письменной речи заимствованиями.
• В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифи-цированному стилю изложения.
• Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.
• Реклама в деловой речи. В последнее время широкое рас-пространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резю-ме.
• Требования к языку и стилю такого рода документов суще-ственно отличаются от требований к составлению строго регла-ментированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требова-ния, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью при-влечь внимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используется вопросно-от-ветный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегирован-ный, усиливающие воздействующий эффект письма.
• Уважаемый ...
• Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам.
• Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в по-следующие четыре месяца цены возрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас.
• Широкое использование оценочных конструкций типа: бе-зупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (доб-рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успеш-ное (плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоцио-нальную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность.
• Основное требование к тексту рекламного послания (впро-чем, как и к текстам деловых посланий других типов) - ин-формативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на ин-тересы, жизненные, практические потребностей потенциаль-ного потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она долж-на быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного ха-рактера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если в письме отсутствует важ-ная для адресата информация и ему необходимо дополнитель-но связываться с адресантом, это может побудить его восполь-зоваться услугами другого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию), информационно-рекламное письмо ко-торого составлено убедительнее и грамотнее.
• При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зре-ния ясности, простоты и тона изложения.
• Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленнос-ти, безусловно, недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.
• ... Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.
• Приведенный фрагмент информационно-рекламного пись-ма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкуриро-вать создает двусмысленность высказывания. Из данного пред-ложения неясно, намерен ли автор послания соперничать с ад-ресатом (производителем продукции), либо, продавая продук-цию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами ре-гиона.
• Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как нацеленность на интересы. Специалисты под-черкивают, что от того, насколько точно пишущий сумеет опре-делить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в тексте письма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [3, 95].
• Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет рабо-ту, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашу речь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочи-танного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин резюме использовался в официально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному документу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменного указания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа «Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рас-смотрению» и др. по каким-либо причинам является недоста-точным и требует более развернутого обоснования, рекоменда-ций или предписаний. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение био-графических данных, характеризующих образовательную под-готовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американ-ского варианта английского языка, все более устойчиво закреп-ляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском язы-ках), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа.
• Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схо-же со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жест-ких форм для его написания.
• Главная задача при составлении резюме - как можно бо-лее выигрышно (и в то же время предельно объективно) пред-ставить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, - это касает-ся и образования, и опыта работы, и личных качеств, и харак-теристики дополнительных навыков. Это необходимо, посколь-ку существуют объективные различия между специальностя-ми и видами деятельности. Так, например, если вакансия - рекламный агент, то необходимыми профессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людь-ми; находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия - пре-подаватель начальных классов, то к необходимым качествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.
• Говоря об информативности резюме, специалисты отмеча-ют, что слишком долгий и однообразный перечень мест рабо-ты с сопутствующими датами и названиями организаций мо-жет произвести неблагоприятное впечатление на потенциаль-ного работодателя, так как в этом случае может сложиться впе-чатление об односторонности претендента в плане его профес-сиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [4,125-128]. Например:
• Работал технологом в течение десяти лет на машиностро-ительных предприятиях или В1992-97 гг. - мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».
• Типовое резюме включает:
• · персональные данные соискателя (фамилия, имя, отче-ство, дата и место рождения, семейное положение);
• · адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;
• · наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;
• · основной текст, включающий в себя перечень мест рабо-ты и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием пол-ного официального наименования организации, периода вре-мени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• · дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготов-ка);
• · прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино-странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• · отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• · интересы, склонности, имеющие отношение к предпо-лагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание - на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным);
• · иная вспомогательная информация (на усмотрение соис-кателя);
• · рекомендации (сведения о рекомендациях);
• · дата написания резюме;
• · подпись соискателя.
• При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно не употребляется в каче-стве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него ука-зывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения пре-тендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавны-ми буквами, чтобы она хорошо читалась.
• Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посере-дине верхней строки листа. Ниже, у левой границы листа, сле-дует расположить домашний адрес, телефон, почтовый адрес INTERNET (e-mail). У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи.
• 10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма
• В значительной степени новые тенденции в русском дело-вом письме обусловлены расширением деловых связей с зару-бежными партнерами. Знакомство с зарубежной школой дело-вого письма становится необходимостью, поскольку эффектив-ность письменного диалога во многом зависит от знания рече-вых оборотов, формул, особенностей стиля, принятых в прак-тике деловой переписки страны получателя корреспонденции.
• Главной особенностью русской официально-деловой пись-менной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты из Библии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость, используемые с целью продемонстрировать красноречие и эру-дицию автора.
• В книге известного американского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера « 250 писем и за-писок в помощь менеджеру» формулируется основной прин-цип составления деловых писем. Его суть выражается форму-лой: Внимание - Интерес - Просьба - Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание - Инте-рес - Желание - Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писем должны постоянно думать о средствах привле-чения внимания, пробуждения и удержания интереса к излага-емому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к действию. В качестве средств, рекомендуемых западными экс-пертами по деловой документации, встречаются такие, как апел-ляция к человеческим инстинктам, тактика шока. Вот приме-ры универсальных вступительных предложений, которые ис-пользовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньше о...»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году...», «Если Вы работа-ете не там, где хотели бы, значит Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы» [5, 80]. Для отечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, по-скольку не отвечают традиционно сложившимся представле-ниям о стиле и этике деловых отношений.
• К языковым средствам, вызывающим интерес, Теппер от-носит так называемые «магические слова».
• Существует набор магических слов, которые всем бизнесменам следует использовать в деловых письмах и записках. Такие слова сделают ваши письма и записки более убедительными. К ним мож-но отнести...:изумительный, вдохновляющий, драматический, оча-ровательный, поразительный, чарующий, незабываемый .... Все эти слова придадут любому письму убедительность в том, что ком-пания стоит на страже своих интересов, помогут установить взаи-мосвязь между бизнесменом и клиентом, они должны использо-ваться везде, где только возможно [5, 57].
• Однако Р. Теппер подчеркивает, что магические слова при-обретают силу только в том случае, если они используются в соответствующем контексте. При правильном употреблении они
• могут существенно изменить тон и воздействующую силу пись-ма. Для сравнения Теппер приводит два ряда словосочетаний, обладающих разной воздействующей силой. Первая группа примеров включает стандартные определения хороший, прекрас-ный, в то время как во второй группе использованы «магичес-кие» слова. Например:

Это была хорошая речь Прекрасная презентация Хорошее представление	Это было выдающееся выступление Незабываемая презентация Захватывающее, увлекательное, поглощающее все внимание представ-ление

• Встретить подобные слова в отечественной деловой переписке практически невозможно, так как согласно традиции эмоцио-нально-оценочная лексика исключена из лексикона русской де-ловой речи. Требования предельной точности формулировок де-лового письма реализуется в использовании стандартных, кли-шированных фраз, цель которых - сообщение информации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата.
• Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу [3, 76].
• Содержание деловых писем отличается не только своеобразным «канцелярским» стилем изложения, но и обилием в тексте письма словесных штампов - устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов, некоторых терминов и т. п. Попытки «изобрести велоси-пед» в деле составления таких писем, как правило, ни к чему хоро-шему не ведут: смысл послания становится туманным (или иска-жается), восприятие содержания затруднено [4, 50].
• Основным условием убедительности любого делового до-кумента является его доказательность. Доказательность же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фак-тами. Такое понимание убедительности официального посла-ния является общепризнанным и обязательным для всех куль-тур делового письма. Однако в практике западной и американ-ской деловой переписки принято считать, что убедительность письма зависит, в первую очередь, от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно на-правлено.
• Обобщив практические рекомендации по составлению де-ловых писем, Р. Теппер выразил их в пяти основных правилах «Как писать деловые письма»:
• 1. Пишите коротко и просто.
• 2. Пишите простыми словами. Не придумывайте новых слов.
• 3. Обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.
• 4. Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом I Внимание - Интерес - Просьба - Действие.
• 5. Используйте в письмах разговорную речь.
• Сопоставление этих правил с требованиями, предъявляе-мыми к официальному письму в отечественной практике деловой переписки, позволяет выделить общие и принципиально отличные подходы к письменному деловому общению в рус-ской и зарубежной школах. Так, если по первым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности и понятности деловой письменной речи), то по трем последую-щим они существенно расходятся.
• Для отечественной практики деловой переписки характе-рен так называемый «МЫ-подход» в подаче информации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «кол-лективные» субъекты. При этом приоритетными являются фор-мы множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», «Направ-ляем»; собирательные существительные администрация, ди-рекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, ав-тор документа представляет интересы всего предприятия, фир-мы, выступает представителем организации в целом. В каче-стве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу пишут прошу вместо я выполнил пишут мною выполнено.
• В западной и американской школах делового письма пред-ставлены как «Мы-подход» (например: «Мы были огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произве-денной нашей компанией...» (письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1234 от 15 ноября 1997 года ...» (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, высту-пающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я.
• МЫ - затертое слово с довольно туманным значением, - пи-шет Р. Теппер. - Кто это? Мы - это сотрудники фирмы? Ав-тор письма? Все вместе? Используйте местоимение я там, где это соответствует стилю письма, да и везде, где только возможно [5, 102].
• В практике отечественной деловой переписки тексту пись-ма не всегда предшествует обращение. Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем, писем-подтверждений и др. Следу-ет заметить, что в последнее время обращение все чаще вклю-чается в текст официального послания и становится обязатель-ным элементом русского делового письма. Отсутствие обра-щения допустимо, если адресат - коллективный субъект, а также если послание представляет собой трафаретное письмо. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завер-шающая официальное послание, также еще не стала общепри-нятой и обязательной для всех типов деловой корреспонден-ции в отечественной практике деловой переписки. Заключаю-щие этикетные фразы типа С уважением ..., С наилучшими пожеланиями ..., С пожеланиями успехов ... чаще всего встре-чаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресован-ных конкретному официальному или частному лицу.
• По стандартам западного и американского делового пись-ма обращение и заключение являются обязательными элемен-тами официального послания любого типа.
• Обращение означает официальное начало письма. После обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США). При обращении к отдельному лицу обычно употребляется не-формальное Dear (Дорогой), при обращении к фирме - более формальная модель Dear Sirs (в Европе), Gentlemen (в США).
• Если письмо адресовано фирме, возглавляемой женщинами, употребляется обращение Ladies, если же оно направлено одной, женщине, используется форма Madam. Однако более предпоч-тительным считается обращение с указанием имени адресата.
• Сегодня как никогда важно личностное обращение. Людям нравится слышать свое имя. Подобное обращение вызывает у адреса-та повышенное внимание. Поставьте себя на его место. Если Вы получаете два письма, одно из которых адресовано лично Вам, а другое обращено к «жильцам», то без сомнения Вы в первую очередь распечатаете конверт, на котором указано Ваше имя. То же самое относится и к деловым письмам [5,103].
• Степень проявления учтивости (любезности) в разных на-циональных культурах деловой переписки различна. Для рус-ского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном доку-менте - недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почте-ния и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается ус-пех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют ус-тановить с ним более тесный контакт.
• Существенно различаются требования к составлению дело-вых писем в разных школах делового письма с точки зрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки тра-диционным является надличностный характер изложения, от-личающийся предельной рациональностью, жесткостью исполь-зуемых языковых форм и моделей, и этим, как считают отече-ственные специалисты, принципиально отличающийся от так называемых «доверительных писем», в которых авторы высту-пают как личности. Исследователи отмечают, что в сфере де-лового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что со-ставитель официального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управ-ленческой ситуации. Так, в приведенном ниже письме-претен-зии убедительность сообщения достигается за счет фактологической точности, лаконичности излагаемой информации. При-водимые факты располагаются в жесткой логической последо-вательности, что позволяет автору письма не только очертить сложившуюся ситуацию, но и подвести адресата к опре-деленному выводу. С точки зрения структуры в тексте письма выделяются две основные части: описание производственной ситуации и требование принять меры и оплатить причиненный ущерб. Язык и стиль приведенного ниже послания отличаются сухостью, отсутствием экспрессии, лексическим однообрази-ем. Используются соединительные обороты, подчеркивающие причинно-следственную связь описываемых событий.
• Заключение
• Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретными языковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции. [3, 102]

Страницы: 1, 2