Офіційно-ділова стилістика

Листи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі.

Адресат розташовується праворуч. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи - пишеться з середини нового рядка. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) без зазначення посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду й прізвище - в давальному. Якщо лист адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства може входити до складу назви посади адресата.

Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. В ньому наводять стислий виклад змісту листа. Якщо обсяг тексту листа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету.

Починати листа необхідно із звертання. Звертання вживають у формі кличного відмінка. Наприклад: «Шановний Іване Васильовичу!», «Пане Сметанін!», «Шановний пане Андрійчук!», «Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Для її оформлення є чимало типових висловів: «Дозвольте нагадати Вам, що...», «Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.», «Нажаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.», «Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.», «Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.», «Нагадуємо, що строк здачі будівлі закінчується.». Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі. Наприклад: «Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...». Досить поширеною формою кінцівки у ділових лістах є висловлення надії, сподівання. Наприклад: «Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.», «Будемо раді співпрацювати з Вами.».

Якщо документ має додатки, то позначку про них розташовують ліворуч у верхній половині сторінки.

Підпис є обов'язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.

Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розташовують під підписом, а якщо є візи, то під ними.

Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище). Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. Її оформляють у разі потреби на примірнику адресата.

На листах, у разі потреби, прикладають видбиток простої печатки. Його слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ.

Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона.

Позначку про виконання документа й направлення його до справи оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа. Він містить у собі стислу довідку про виконання, слова «У справу» та номер справи, до якої має бути підшитий документ, дату скерування документа до справи, підпис керівника або виконавця.

Позначку про перенесення даних на машинний носій оформлюють від руки. Вона складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису й дати перенесення.

Позначку про надходження проставляє адресат у день надходження документа. Її розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа. Вона складається зі скороченої назви підприємства - одержувача документа, його внутрішнього індекса й дати надходження документа.

Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

25. Написання цифр та символів у ділових паперах.

У текстах службових документах слід застосовувати стандартизовані одиниці величин та одиниці обліку, їхні назви й позначення.

Числа при одиницях величин та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях фізичних величин стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквення форма чисел, наприклад: «Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.». Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти - цифрами: п'ять комп'ютерiв; 156 студентiв.

У разі зазначення інтервалу числових значень фізичної величиний при перелікові числових значень, виражених однією й тією самою одиницею фізичної величини, позначення одиниці наводять лише після останньої цифри, наприклад: Від 100 до 110 мм; 10...100 кг; 5,0; 5,5; 6,3 мм.

Ступінь точності цифрових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кількість цифр після коми) був однаковим, наприклад: «...товщина сталевої гарячекатаної стрічки 1,50; 1,75; 2,00 мм».

Позначення одиниць слід указувати після числових значень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці слід залишати пробіл.

Багатозначнi числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.

Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів.

Цифри, як арабськi, так i римськi, відокремлюються вiд слів промiжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 7б; до справи 34Б; стереопрогравач «Діана П406С».

Порядковi числiвники мають відмінковi закiнчення, які пишуться через дефiс. Наприклад: 1-ша лiнія; 3-тє видання. .

Якщо записаний цiлий ряд порядкових числiвникiв, то відмінкове закiнчення ставлять тiльки пiся останньої цифри. Наприклад: 1, 2 i 3-й томи.

Порядковi числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без вiдмiнкових закiнчень. Наприклад: II ґатунок; I курс.

Складнi прикметники, першою частиною яких є числiвник‚ що позначається цифрою, пишуть без вiдмiнкових закінчень через дефiс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий.

Десятковi дроби, як і цілі числа , поділяють пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими, наприклад: 25, 128 137; 3, 887 93; 42, 140 1.

Простi дроби пишуться через косу риску в одну лінію. Промiжка мiж чисельником i знаменником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4.

У змiшаних дробах ціле число вiддiляють вiд дрбової частини iнтервалом в один знак. Налрмклад: 1 2/3.

Римські цифри вiд слiв відокремлюють промiжком. Наприклад:

ХХ століття.

Знаки “номер” (№); “параграф” (§) i “градус” (°) вiдокремлюють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45 °. Проте знак “за Цельсієм” (С) пишеться разом із знаком “градус”: 36,6 °С.

Символи “процент” (%), “хвилина” ('), “секунда” ('') пишуться разом iз цифрою: 110%; 30'; 30'20''.

Знаки “номер”, “параграф”, “процент”, “градус” у множині не подвоюються.

Арифметичнi знаки “плюс” (+), “мiнус” , “множення” (х), “дiлення” (:), знак “дорiвнює” (=) вiдокремлюютъ вiд цифри промiжком в один знак. Вони записуються тiльки з цифрами, у текстi -- словами.

Знак граничного вiдхилення (±) пишуть iз цифрою разом: ±0,43.

Між вiд'ємними та додатними величинами, якi означають кайні межi, знак “тире” не ставитъся. У цьому разі пишуть прийменники “вiд” i “до”. Наприклад: температура повітря пiднялася вiд -5 до +10 °С.

Показники сетепеня та iндекси пишуь разом iз цифрою: 10І; 25і.

Географiчнi та математичнi позначення пишутъ скорочено.

Міри довжини i ваги позначають вiдповiдно до метричної системи мір:

км (кiлометр), м (метр), дм (дециметр), см (сантиметр), мм (мелiметр),

т (тонна), ц ( центнер), кг (кiлограм), г (грам), мг (мiлiграм), млрд (мiльярд), млн (мiльйон), тис. (тисяча).

Мiри площi та об'єму скорочують так:

кмІ (квадратний кiлометр),

мІ (квадратний метр),

мі (кубiчний метр),

смі (кубiчний сантиметр).

У хiмічних формулах iнтервал між цифрами i буквами не роблять. Наприклад: Н2О, Н2SO4 .

33. Протоколи. Види, реквізити, вимоги до укладання.

Протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, іншх засіданнях колегіальних органів. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика подготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання - важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Реквизити протоколу: назва виду документа (П Р О Т О К О Л); дата засідання; індекс (номер); місце засідання; гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок (найменування колегіального органу або назва наради); вступна частина тексту (склад присутніх); порядок денний; текст; підпис.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.

Назву виду документа (П Р О Т О К О Л) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Дата засідання ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06.96. Зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписанняпротоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу (10-13. 04. 2000; 29. 05.- 03. 06. 2000; 28. 12. 98 - 04. 01. 99).

Індекс. Становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах).

Місце складання або видання розташовується у верхній частині сторінки зліва, містить назву міста чи населеного пункту.

Гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню). Розташовується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та призвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.

У заголовку наводять стислий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту й граматично узгоджуватися з назвою документа. Містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу. Пишеться малими літерами, розміщується під номером і датою.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний; в основній - фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар», «Були присутніми» друкують зліва (одне під одним), на рівні кожного проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали в називному відмінку.

Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку фіксують присутніхпостійних членів (за алфавітом), а потім - запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань і зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: «Присутні: 97 чоловік (список додається).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації - 282 особи, присутніх - 273, відсутніх - 9, із них 5 - у відрядженні; 4 - з невідомої причини». Їх друкують в один рядок, через один інтервал.

Вступ протоколу закінчується порядком денним. З 0-го положення табулятора друкують «Порядок денний», ставлять дві крапки. Через два інтервали нижче друкують з нового рядка порядкові номери питань.

Питання в порядку денному (доповідь, звіт, інформація) необхідно розташовувати так, щоб найважливіші та складні були першими. Питання перелічують у називному відмінку.Назва посади, ініціали і прізвище друкують у родовому відмінку.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7