Культура речи

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных писем.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов -- придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях..., Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

--однозначность используемых слов и терминов;

--нейтральный тон изложения;

--соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

--смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой -- лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Профессионализмы возникают в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов -- это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например:

дострой вместо завершение строительства;

незавершенка вместо незавершенное строительство;

студенты-дневники вместо студенты дневного обучения;

студенты-вечерники вместо студенты вечернего обучения;

безнал, безналичка вместо безналичный расчет и т. д.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

-- дать официальное определение термина,

например: факторинг -- продажа права на взыскание долгов;

-- уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,

например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

-- убрать термин и заменить его общепонятным следом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка -- немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

паблисити вместо реклама; известность, популярность;

эксклюзивный вместо исключительный;

апеллировать вместо обращаться;

прерогативы вместо исключительное право и под.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога -- общеупотребительны, с предлогом -- характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь вдет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры -- цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документа наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) -- после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.

В обычном тексте существительное следует за числительным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции --17.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:

приказ -- издается; контроль -- возлагается; цена -- устанавливается; задолженность -- погашается; рекламация (претензия) -- предъявляется; платеж -- производится; счет -- выставляется(оплачивается); оплата -- производится (гарантируется); должностные оклады -- устанавливаются; порицание -- выносится; договоренность -- достигается; кредит выделяется и т. п. -- глагольные сочетания; доводы -- веские; цены ---низкие, высокие; скидки -- значительные, незначительные; необходимость -- настоятельная; сотрудничество -- взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность -- высокая, низкая; расчеты -- предварительные, окончательные и т. п. -- именные сочетания.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

Основное требование к информационному насыщению документа -- это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи -- убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводам для составления бумаги, во второй -- выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т.д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения: