Діловий текст. Його редагування та виправлення

Автор документа (повна назва організації, де документ створювався) пишеться одразу від верхнього поля центровим способом.

Місце видання позначається як географічний пункт, на території якого проживає автор документа. Пишеться внизу сторінки з урахуванням нижнього поля. Часто вказується і назва видавництва, якщо вона є.

Дата документа на титульній сторінці має позначку тільки календарного року, який пишеться арабськими числами, без будь-яких інших графічних деталей типу лапок, дужок, рисок, крапок. Наприклад: 2007.

Всі реквізити титульної сторінки повинні відділятися один від одного певними інтервалами [1].

Способи виділення тексту в документах.

Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того виділення тексту або його частини має і естетичне значення.

Може бути виділене одне або кілька слів, але не більше одного речення.

Спосіб перший - підкреслення частини тексту суцільною або пунктирною лінією. Такий спосіб найчастіше допускається в підзаголовках. Наприклад: „ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ І ІСТОРІЯ. Відображення і дисперсія світла", де перше речення - заголовок, а підкреслене друге речення - підзаголовок.

Спосіб другий - написання літер жирним шрифтом або курсивом. Сучасні технічні засоби (насамперед персональний комп'ютер) дозволяють вибрати будь-який інший тип шрифту, відмінний від основного. Наприклад: „Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система", або „Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система".

Спосіб третій - написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту. Найчастіше так виділяють заголовок (назву) і подекуди - одне чи два слова. Наприклад: „В призматичних приладах інтервали хвиль зменшуються..."

Спосіб четвертий допускає, в окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великими буквами. Наприклад: „На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу..."

Спосіб п'ятий передбачає застосування в тексті іншого кольору шрифта. Як правило, текст має чорний колір шрифта. За допомогою кольорової фарби для принтера можна виділити слово або частину тексту іншим кольором.

Можна комбінувати деякі способи, поєднувати їх, але не всі. Можна поєднати розрядку з жирним шрифтом. Наприклад: „ в с ь о г о". Дозволяється поєднувати використання іншого шрифту з підкресленням. Наприклад: „ .. .сума пільгових виплат..."

Не бажано поєднувати в тексті виділення іншим кольором разом з розрядкою чи підкресленням. Це ж стосується і поєднання жирного шрифту з розрядкою і підкресленням. Перенасичення графічно-технічними виділеннями в тексті недопустиме. На одній сторінці можна виділити від одного до трьох слів або одне речення.[1].

Додаткові відомості в текстах службових документів.

У деяких видах документів зустрічаються доповнення до основного тексту. Доповнення можуть мати вигляд приміток, виносок, додатків.

Примітка - доповнюючи пояснення до частини тексту. Примітка оформляються тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї. Вказівка про примітку позначається арабськими літерами. В тексті може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту, з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.

Примітка пишеться одразу від краю лівого поля словом „Примітка". Якщо примітка в тексті одна, то в кінці даного слова ставиться крапка. Якщо ж приміток кілька, тоді слово „примітка" пишеться у множині і біля нього ставиться двокрапка. При певній кількості приміток їх нумерують і розташовують одна під одною в порядку послідовності їх появи в тексті документа.

Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.

Існує другий різновид доповнень - виноска.

Виноска - це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.

Виноски друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядок останньої виноски знаходився на рівні нижнього поля. Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15-20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до тексту виноски в два інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують меншим шрифтом. Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить два інтервали.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка - самостійного реквізиту за № 22. Якщо документ має додатки, то вони оформляються таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Коли додатків - доповнень до основного тексту багато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний титульний лист. На титульному листі додатків пишеться центровим способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервала. Інформація про наявність додатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок [1, с. 40-45].

Правила підготовки тексту документа.

На завершення подаємо загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та стилістичних норм.

Отже, готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:

1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту. Наприклад:

згідно з Вашим проханням ...

відповідно до Постанови Кабінету Міністрів ...

у порядку обміну досвідом ...

Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.

5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення причинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).

Наприклад: „З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: нарада тривала менше ніж годину з огляду на те, що ..."

7. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу.

Наприклад: „Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."

8. Замінювати займенники іменниками.

Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа нейтральний.

9. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи.

Наприклад: „Колегія ухвалила. Ректорат затвердив".

10. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

11. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлення (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно, без сумніву, на жаль, перше, отже, звичайно, до речі).

12. Не прийнято вживати особові займенники замість іменників (напр., вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).

13. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).

14. Деякі реквізити документів (слова „Порядок денний", „Слухали", „Виступили", „Ухвалили", „Затверджую", „Погоджено", „Видати" та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 міжрядкові інтервали, ліве поле -- 2,5--3 см, праве - до 1 см.

15. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.

16. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах - зліва вгорі, на штампі або після назви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис точніше, розпис), ще далі, в дужках, -ініціали й прізвище адресанта (-ів) [11].

3. Редагування документів

Слово „редагування" походить з латинської мови і означає „приведений до порядку". Редагування - це аналіз, перевірка, спрямована на виправлення тексту, призначеного для опублікування або для безпосереднього використання його як документа.

Редагування - складний творчий процес. Основна мета редагування - ліквідація мовних помилок. Окрім того, в процесі редагування встановлюється відповідність тексту зокрема і документа загалом різним вимогам: перевіряється фактичний матеріал, оцінюється композиційна будова документа, вдосконалюються його мова і стиль викладу.

Редагування службових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературною мовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людині знання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.

Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.

Основа редагування - робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного, послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.

Закон тотожності.

В межах цього закону предмет думки одного міркування, одного доказу, однієї теорії повинен залишатися незмінним. Закон тотожності вимагає, щоб у процесі міркування одне знання про предмет не підмінялося на інше. Якщо ця вимога порушується, то руйнуються логічні зв'язки.

Закон тотожності має практичне значення. Так, починаючи обговорювати якийсь предмет, необхідно бути впевненим, що обидві сторони вкладають в нього один і той же зміст. Якщо співбесідники не сходяться в розумінні термінів і по-різному трактують їх, обговорення стає беззмістовним. Закон тотожності стосується і тих осіб, які досить нечітко і неконкретне ведуть мову про якийсь факт чи ситуацію.

В практиці ділового спілкування це часто зустрічається: повідомляється про щось, але ведеться мова про інше (побічне). Так, великої помилки припускаються ті, хто описуючи один важливий факт, переходить на деталі, забуваючи про суть і мету предмета. Наприклад, подекуди на службових нарадах, засіданнях доповідач, повідомляючи про мету свого виступу, відступає від конкретики і починає говорити про сторонні речі. Мета в такому випадку не досягнута і час втрачений марно.

Закон протиріччя.

Згідно з цим законом не можуть бути однаково правильними (істинними) обидва висловлювання (повідомлення), одне з яких що-небудь стверджує, а друге - заперечує в той же час. Наприклад, описуючи в звіті фінансово-виробничий стан за попередній календарний рік, автор повідомляє, що організація досягла найвищих показників у цьому році. Не менш високих показників було досягнуто і в минулому році". В цьому випадку перше твердження заперечується наступним. Це - нонсенс, який завдає шкоди не тільки авторитету автора документа, а й самій організації, якщо документ призначений для виходу за її межі. Слід відмітити, що закон протиріччя не дає теоретичної відповіді на питання, яке з суджень вірне. Достовірність вивіряється тільки практикою.

Закон виключення третього.

Основний зміст цього закону логіки полягає в наступному: якщо є два судження, які суперечать одне одному, то одне з суджень обов'язково правильне, а друге -неправильне. Отже, між ними не може бути середини - третього судження. Наприклад, у тексті документа може бути повідомлено, що організація виконала план повністю, але недовиконаною залишилася ланка роботи...".

Закон достатньої підстави.

Цей закон формулюється так: для того, щоб визнати судження про предмет істинним, повинні бути вказані достатні підстави для цього. Не досить тільки стверджувати що-небудь, необхідно думку (точку зору) обґрунтувати. Інакше кажучи, підтвердити її фактами, інакше висловлювання залишиться голослівним.

При редагуванні службових документів необхідно знати основні вимоги, обов'язкові для пред'явлення доказів.

Доказ (доказовість) - це логічна дія, в процесі якої істинність положення обґрунтовується судженнями безумовно істинними.

Таким чином, судження базується на тезисах та аргументах.

Тезиси -- положення, які доводяться.

Аргументи - судження, які повинні довести тезиси.

Наприклад: „умови, за яких колектив не виконав планових зобов'язань, були важкими (тезис) через недопостачання сировини та тривале відключення електроенергії (аргументи)".

Вимоги до доказів (аргументів):

- тезис і аргумент повинні бути чіткими та ясними в формулюванні;

- в ході доказу тезис повинен бути незмінним, тобто доводити слід щось одне, а не перескакувати на інший предмет;

- тезис і аргумент не повинні суперечити один одному;

- як аргументи повинні застосовуватися судження, положення, які не викликають сумнівів, тобто їх слід перевіряти практикою;

- доказ (аргумент) повинен бути цілком достатнім для підтвердження тезису [1, с. 165-166].

Етапи роботи над службовим документом.

Робота над текстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому. При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можна зробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний, то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачем підшивають до редагованого документа.

Перед тим, як розпочати виправлення, слід продумати і з'ясувати в цілому всю послідовність роботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додаткові відомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можуть бути використані.

Перший етап - уважне ознайомлення з текстом. При цьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увага на те, чи його досить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всі джерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли під час роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.

Другий етап передбачає безпосереднє виправлення документа. І Іри цьому особа, яка займається редагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. В процесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботи використовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитання тексту.

Необхідною умовою професіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.

Третій етап - готовий матеріал друкується, а один з варіантів тексту подається автору.[1, с. 167].

4. Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень

Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється В кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.

Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.

Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:

- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

- оцінку та покращання композиції рукопису;

- мовне виправлення тексту;

- перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором.

У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.

Факти - основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги. По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут діло знавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.

Окрім того, помилки можуть бути допущені різними особами та технічними пристроями (друкаркою, неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін.).

По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об'єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.

По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовувати коректурні знаки.

Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними. Оволодіння коректурними знаками кожною діловою особою не тільки полегшить роботу укладачеві (автору) документа, а й вирішить проблеми з коректуванням документів у колективі [1, с.168].

Система коректурних знаків (найпоширеніших):

Виправлення в тексті, зроблені за допомогою коректурних знаків повинні наноситися синім або чорним чорнилом. Не можна писати олівцем! Всі коректурні знаки повинні бути чіткими.

В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.

Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.

Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його загладжують і знову наносять необхідні знаки.

Спосіб третій - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.

Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом!

Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.

Коректурні виправлення допускаються в обмеженій кількості, але рекомендуються такі виправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.

Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають [1, с. 169-170].

Висновки

У процесі виконання курсової роботи було розглянуті такі питання:

особливості офіційно-ділового стилю документів;

діловий текст та його складові частини;

редагування документів;

виправлення тексту та технічні прийоми виправлень.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає редагування документів, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література

1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник - К., Кондор, 2008-212 с.

Страницы: 1, 2